Mondeling: nee hoor, dat zetten we liever op papier ...
Eerst even iets juridisch
Het is goed om te weten wanneer een overeenkomst (hierna ‘contract’) juridisch gezien tot stand komt. Dit is bij aanbod en aanvaarding. Soms moeten contracten schriftelijk worden vastgelegd, maar soms is een mondeling contract ook bindend.
Als uw leverancier u een aanbod doet en u dit aanbod aanvaardt, komt het contract tot stand. Dat kan mondeling, maar dat is vaak niet verstandig. Want hoe wilt u later nog bewijzen wat er toen mondeling is afgesproken als er niets over op papier staat. Als dit voor de rechter moet worden uitgevochten, zijn er meestal alleen maar verliezers. Tip. Dring er op aan dat zowel het aanbod alsook de aanvaarding daarvan schriftelijk wordt vastgelegd. Dan is het helder wat afgesproken is.
Wat kunt u zoal vastleggen?
Er is niet zoiets als één model voor alle contracten. Wat u met de andere partij wilt afspreken en vastleggen, bepaalt uiteindelijk het soort contract.
Checklist. Maar we kunnen u wel met een kleine checklist op weg helpen, zodat u snel en makkelijk overziet welke zaken u niet moet vergeten.
| | Wie zijn partij bij het contract? Controleer of degenen waarmee u zaken doet hiervoor de (vertegenwoordigings)bevoegdheid hebben. |
| | Controleer de aanvang, duur en eind van het contract. Bepaal de termijn van het contract, dus met een afgesproken einddatum (bepaalde tijd) of zonder vaste einddatum (onbepaalde tijd). |
| | Beschrijf nauwkeurig wat u met het contract wilt bereiken, ofwel de gewenste prestatie. Dus welke prestatie, welke omvang, hoe vaak, etc. |
| | Hoe en onder welke omstandigheden eindigt het contract? |
| | Kunnen beide partijen tussentijds opzeggen en geldt daarbij een opzegtermijn? |
| | Is stilzwijgende verlenging mogelijk en voor welke termijn? |
| | Wat zijn de prijsafspraken, kwaliteitseisen? |
| | Wat te doen bij prijsstijgingen/dalingen? |
| | Afspraken m.b.t. garantie, terugname, inruilen, etc. |
| | Afspraken m.b.t. vervoer, kosten, tijden, te laat, wat dan? |
| | Afspraken m.b.t. schade, risico’s, verzekeringen. |
| | Afspraken m.b.t. service, 24-uursservice, spoed, weekenden. |
| | Betalingsafspraken, leverancierskrediet? |
| | Afspraken m.b.t. aanbetalingen, kortingen, toeslagen. |
| | Hanteert u de Uniforme Voorwaarden Horeca? |
Ondertekenen niet vergeten
In de praktijk komt het nog wel eens voor dat partijen afspraken maken en deze in concept op papier zetten, maar dat deze uiteindelijk nooit definitief ondertekend worden. Let op. Ook dan is het moeilijk om achteraf te bewijzen wat nu concreet de deal was. Zorg dus dat alle partijen ook ondertekenen.
Twijfelt u? Bent u niet zeker van de zaken die u zelf op papier heeft gezet of van een ander toegestuurd heeft gekregen? Laat zaken dan zekerheidshalve toch nalezen of checken door uw advocaat, juridisch adviseur of jurist van uw branchevereniging.
Laat nooit anderen voor u tekenen. Dus laat bijvoorbeeld uw medewerkers niet namens u tekenen als de andere partij ineens met het definitieve contract op de stoep staat en u net even boodschappen bent doen of verlof heeft. Let op. Verbied uw medewerkers om namens u toezeggingen te doen of namens u een aanbod te doen of te aanvaarden. U heeft dan al snel de schijn tegen en bent mogelijk toch gebonden.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.