CONTROLE - 11.03.2020

Een bestuurlijke inval

Het kan gebeuren dat een overheidsinstantie, bijv. de Autoriteit Consument en Markt (ACM), de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) of de Inspectie SZW, een inval bij u doet om u te komen controleren. Wat doet u dan het best?

Hoe werkt deze inval?

Een inval van een overheidsinstantie werkt anders dan een inval van een private organisatie, zoals The Software Alliance (BSA), en u heeft hier ook andere rechten.

Licht uw medewerkers voor

Erg belangrijk. Voorlichting aan uw personeel is van groot belang. Bespreek daarom de hiernavolgende stappen met uw medewerkers en zorg ervoor dat er in ieder geval een draaiboek bij de receptie klaarligt voor het geval er een inval is.

Stappenplan

Wat is raadzaam? Het hiernavolgende stappenplan is in de praktijk raadzaam om op te volgen.

  • Zorg dat er in uw organisatie iemand aanwezig is die de inval kan begeleiden en die bij de ambtenaren blijft.
  • Begeleid de ambtenaren naar een vrije ruimte waar geen papieren liggen. U krijgt gemiddeld een half uur de tijd om hen een kopje koffie aan te bieden en diegene die de inval kan begeleiden in te schakelen.
  • Vraag de ambtenaren zich te legitimeren. Noteer de naam, het nummer van het identiteitsbewijs en de tijd van aankomst.
  • Waarschuw onmiddellijk uw juridisch adviseur om de inval te begeleiden.
  • Antwoord de ambtenaren alleen als de juridisch adviseur erbij is.
  • Informeer waarom u onderzocht wordt. Het is niet altijd verplicht om mee te werken, dus vraag of u in dit geval verplicht bent om mee te werken. In sommige gevallen ligt er een vonnis aan de inval ten grondslag. Daarin zal dan kort staan waarom de inval plaatsvindt.
  • Zorg dat er iemand van IT aanwezig is die de inval kan begeleiden en de ambtenaren toegang kan geven tot de benodigde systemen.
  • U heeft recht op kopieën van alle documenten die de ambtenaren in beslag nemen, vraag daar dus om. Dit kan belangrijke input zijn voor een eventueel vervolgonderzoek door de autoriteit.

Welke bevoegdheden hebben ze?

Tijdens een inval mogen de ambtenaren:

  • het gebouw, het terrein en voertuigen zonder voorafgaande toestemming betreden;
  • interviews afnemen en vragen stellen. Tip.  Het is toegestaan en aangeraden dat daarbij een advocaat aanwezig is;
  • formele en informele bedrijfsdocumenten inzien die relevant zijn voor het onderzoek. Denk daarbij onder meer aan e-mails, notities, notulen, agenda’s, belgeschiedenis, sociale media-accounts en WhatsAppgesprekken die online verkregen worden en documenten die uit fysieke dossierkasten en bureauladen komen. Daarvan mogen zij kopieën of uittreksels maken;
  • vergaderruimtes of andere bedrijfszaken verzegelen.

Impact. Ook dit soort invallen heeft een grote impact op zowel u als uw personeel. Voor het eventuele vervolgtraject is het echter wel heel belangrijk dat u niet overrompelt raakt en u rechten kent.

Het loont goed voorbereid te zijn op een inval. Oefen met uw personeel een inval en maak duidelijk wat wel en wat niet mag. Zorg er daarnaast voor dat u op een goede manier met uw licenties omgaat en deze ook goed administreert. Als u uw zaakjes goed op orde heeft, is de kans op schade een stuk kleiner.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01