ADMINISTRATIEPLICHT - 30.03.2020

Originele btw-administratie kwijt

Wet Een btw-ondernemer heeft een administratie- en bewaarplicht die is neergelegd in de wet. Wanneer de administratie verloren gaat door diefstal of brand en er geen back-up is gemaakt, kan de Belastingdienst stellen dat het aan de btw-ondernemer te wijten is dat de administratie verloren is gegaan, aangezien de btw-ondernemer zelf de keuze maakt waar hij de administratie plaatst en of hij een back-up maakt.

De wettelijke administratieplicht

Ingevolge de wettelijke administratieplicht zijn administratieplichtigen verplicht van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid, te allen tijde op zodanige wijze een administratie te voeren, dat:

• hun rechten en verplichtingen en de voor de belastingheffing van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken;
• controle door de inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk is;
• de administratie gedurende zeven jaren te raadplegen valt (bewaarplicht).

Daarnaast moet er medewerking verleend worden indien er een controle plaatsvindt in de administratie.

De bewaarplicht

In beginsel moet een btw-ondernemer alles wat met de belastingheffing te maken zou kunnen hebben, kunnen onderbouwen met administratie. Het belastingrecht maakt onderscheid tussen twee soorten administratie: basisgegevens en overige gegevens. De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor de basisgegevens. Belangrijke voorbeelden van basisgegevens zijn het grootboek, de voorraadadministratie, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie en de gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden.

Niet voldoen aan de administratieplicht

Een btw-ondernemer die niet aan de wettelijke administratieplicht voldoet en daardoor aan de Belastingdienst geen onderbouwende stukken kan aanleveren als daarom wordt gevraagd, wordt eerst geconfronteerd met een informatiebeschikking. Een informatiebeschikking is een formeel besluit waarin de Belastingdienst aangeeft dat er omkering van de bewijslast volgt, indien de opgevraagde informatie niet wordt aangeleverd door de belastingplichtige. Bij omkering van de bewijslast maakt de Belastingdienst een schatting van het, naar hun mening, nog verschuldigde bedrag aan btw. De btw-ondernemer kan deze schatting slechts laten verwerpen als hij tegenbewijs levert. Voorgaande kan in veel gevallen negatief uitvallen voor een btw-ondernemer.

Btw-administratie en diefstal

Rechtbank Den Haag (ecli:nl:rbdha:2019:13841) heeft onlangs geoordeeld dat het aan een btw-ondernemer, die een stoeterij drijft, zelf te wijten was dat de administratie die hij in de kofferbak van zijn auto had geplaatst, verloren was gegaan door diefstal. Er was geen sprake van overmacht aan de zijde van de btw-ondernemer, omdat hij zelf de keuze had gemaakt om de aktetas, waarin de administratie zat, in zijn kofferbak te plaatsen. Hierdoor kwam de diefstal voor rekening en risico van de btw-ondernemer. Daarnaast stelde de rechtbank dat het tevens aan de btw-ondernemer te wijten was dat hij geen back-upversie bezat om tegenbewijs te leveren.

Mogelijke consequenties Indien de Belastingdienst redelijke vermoedens heeft dat er een onjuiste of onvolledige btw-aangifte is ingediend, kan deze een naheffingsaanslag en eventuele boete opleggen. Indien het niet mogelijk is voor een btw-ondernemer om tegenbewijs te leveren, omdat zijn administratie verloren is gegaan en hij geen back-up heeft gemaakt, zal de naheffingsaanslag met eventuele boetes in stand blijven.

bz-advies

Btw-ondernemers moeten te allen tijde een up-to-date back-upadministratie bijhouden zodat zij tegenbewijs kunnen leveren indien zij van mening zijn dat een naheffingsaanslag btw onjuist is. Een beroep op overmacht aangezien de administratie verloren is gegaan, tegen de wil en macht van een btw-ondernemer in, wordt zelden gehonoreerd.