REISKOSTENVERGOEDING - 07.04.2020

Vaste reiskostenvergoeding en corona?

Stel, u geeft u werknemers normaal een vaste kostenvergoeding, bijv. een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer of een vaste kostenvergoeding voor kleine kosten onderweg.

Thuiswerken. Wat nu als de werknemer thuiswerkt en helemaal geen kosten maakt? Moeten deze kostenvergoedingen dan stopgezet worden? Nee, u mag arbeidsrechtelijk de kosten gewoon doorbetalen.

Let op 1.  Als u niet duidelijk heeft gemaakt dat de reiskostenvergoeding bedoeld is om van huis naar werk te komen met eigen vervoer, dan kan een werknemer stellen dat u de reiskostenvergoeding zelfs helemaal niet mag stopzetten.

Let op 2.  Fiscaal is het wel even opletten als u de vaste vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer doorbetaalt tijdens thuiswerk wegens corona.

De regeling voor vaste reiskosten. Als een werknemer naar een vaste werkplek reist gedurende (bij een fulltimer) vijf dagen per week gedurende ten minste 36 weken, dan mag u een vaste vergoeding geven van de afstand woon-werkverkeer en weer terug x € 0,19/km x 214. U hoeft dan niet te bewijzen dat de werknemer 214 dagen gereisd heeft. Werkt een werknemer minder dan vijf dagen per week, dan geldt deze regeling pro rata.

Let op.  Woont de werknemer meer dan 75 kilometer van de werkplek af, dan is nacalculatie verplicht. Dit houdt in dat u achteraf moet controleren hoe vaak de werknemer daadwerkelijk heeft gereisd. Heeft de werknemer minder dan 214 dagen gereisd, dan mogen alleen de daadwerkelijk gereisde kilometers belastingvrij blijven.

Belangrijk bij thuiswerken is de regeling bij afwezigheid. Reist een werknemer gedurende een periode van maximaal zes weken niet, dan is de reiskostenvergoeding niet meer vrijgesteld. De reiskostenvergoeding kan dan nog wel in de vrije ruimte vallen (of in de eindheffing van 80% als de vrije ruimte vol is).

Dus? Dat betekent dus als werknemers in verband met corona zes weken of langer niet naar het werk komen, u er goed aan doet om de reiskostenvergoeding waar mogelijk stop te zetten.

Tip.  Er zijn veel regelingen in de maak om werkgevers tegemoet te komen. Een van de onderwerpen die daarbij regelmatig genoemd wordt, is de vaste reiskostenvergoeding. Het kan dus nog wel zijn dat er een versoepeling komt en de reiskostenvergoeding toch onbelast kan blijven. Op dit moment (begin april) is dat echter nog niet zo en doet u er goed aan om voorzichtig te zijn! Als er nieuws te melden is, dan informeren wij u zo snel mogelijk.

Vaste reiskosten kunt u niet langer onbelast laten als de werknemer langer dan zes weken niet reist. U doet er dus goed aan om in dat geval (bij geen kosten) de vergoeding stop te zetten.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01