KOSTENVERGOEDINGEN - 18.05.2020

Reiskosten thuiswerker belastingvrij doorbetalen?

Door de coronacrisis werken Nederlanders waar mogelijk thuis. Kunt u een onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer dan wel blijven doorbetalen? Hoe zit dat met andere kostenvergoedingen? Kan dat via de werkkostenregeling?

Wat speelt er? Door de coronacrisis werken er veel werknemers thuis. Als zij een vergoeding krijgen voor de kosten van het woon-werkverkeer, is het de vraag of u deze onbelast mag blijven doorbetalen en onder welke voorwaarden. Hoe zit het met andere kosten en met de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR)? Kunt u deze benutten?

Vaste reiskostenvergoeding onbelast

Inmiddels is bekendgemaakt dat een vaste reiskostenvergoeding onbelast kan worden doorbetaald, ook als een werknemer thuiswerkt en dus helemaal geen reiskosten meer maakt. Normaal gesproken mag dat bij een langdurige onderbreking, bijv. wegens ziekte, maar voor een beperkte tijd. Voor werknemers die in de regel naar een vaste werkplek reizen, dient u de vergoeding te baseren op 214 werkdagen per jaar. Tip.  Hierin is al rekening gehouden met vakantie, ziekteverzuim, enz. U mag deze methode toepassen als de werknemer vermoedelijk 36 weken of meer per jaar naar de vaste werkplek reist.

Voorbeeld.Uw werknemer woont 20 kilometer van zijn werk vandaan. De vaste reiskostenvergoeding is dan 20 x 2 x 214 x € 0,19 = € 1.626,40 per jaar, oftewel: € 1.626,40 / 12 = € 135,53 per maand.

Parttimers. Voor parttimers past u de vergoeding naar evenredigheid toe. Iemand die bijv. drie dagen per week werkt, heeft ook maar recht op een vergoeding gebaseerd op 214 x 3/5 = 128 dagen.

Meer dan dan 75 kilometer? Voor werknemers die meer dan 75 kilometer van het werk vandaan wonen, moet u na afloop van het jaar de uitbetaalde vergoeding herrekenen op basis van het werkelijke aantal kilometers. Voor de periode waarin er thuis wordt gewerkt, mag u echter blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.

Alleen bij vaste vergoeding! Krijgt een werknemer geen vaste vergoeding, dan mag u een vergoeding op declaratiebasis niet onbelast doorbetalen. Tip.  U kunt voor deze werknemers, als u wilt, wel iets extra doen via de WKR, want de vrije ruimte is vanwege de coronacrisis verruimd.

Verruiming vrije ruimte

Via de WKR kunt u vergoedingen en verstrekkingen, zoals een kerstpakket, onbelast vergoeden. Alleen als u boven de zogenaamde ‘vrije ruimte’ komt, is het meerdere bij u als werkgever belast via een eindheffing van 80%. De vrije ruimte is dit jaar 1,7% van de loonsom tot € 400.000, over het meerdere 1,2%. Tip.  Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte voor dit jaar echter verhoogd naar 3% voor de eerste € 400.000 en 1,2% over het meerdere. Dat betekent een verruiming van maximaal (3% -/- 1,7%) x € 400.000 = € 5.200.

Verruiming handig bij thuiswerken? De extra vrije ruimte kunt u gebruiken voor andere kostenvergoedingen of een extraatje voor uw personeel in deze moeilijke tijden. Echter, kosten voor thuiswerken zijn in het algemeen niet belastingvrij te vergoeden. Tip 1. Wel kunt u noodzakelijke computerapparatuur, zoals laptops, printers en mobiele communicatiemiddelen, zoals een smartphone, belastingvrij vergoeden of verstrekken als deze naar uw mening nodig zijn voor het thuis goed kunnen uitvoeren van de functie. Tip 2. Ook een internetabonnement valt hieronder. Tip   3.  U kunt de extra vrije ruimte ook gebruiken om thuiswerkers een vergoeding te geven voor energiekosten.

Een vaste reiskostenvergoeding voor thuiswerkers mag u vanwege de coronacrisis onbelast blijven doorbetalen. Verder kunt u de extra vrije ruimte (maximaal € 5.200) gebruiken om extra onbelaste vergoedingen te geven.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01