E-FACTUUR - 21.10.2020

Procedure en toezicht rond e-facturen gewijzigd

Steeds meer ondernemers stappen over op e-facturatie. Hieraan zitten echter ook spelregels die niet bij iedereen op het netvlies staan. Wat is er recentelijk veranderd?

Waar gaat het over? Vanaf 1 oktober 2020 heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) het beheer en toezicht op de infrastructuur voor e-facturatie op PEPPOL-netwerk op zich genomen. Tot 1 oktober 2020 was deze taak toegediend aan de private stichting Simplerinvoicing. Daarom een update over e-facturatie.

Wat is PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een digitale uitwisselingsinfrastructuur en afsprakenstelsel zodat overheden en bedrijven (internationaal) op een eenvoudige wijze elektronische gegevens (zoals e-facturen) kunnen uitwisselen via een speciaal beveiligd netwerk. PEPPOL is geen softwareprogramma. De PEPPOL-infrastructuur wordt geleverd door meerdere toegelaten serviceproviders.

Wat is een e-factuur? Een e-factuur is een digitaal verzonden factuur, waarbij ook nog een speciaal XML-bestand is bijgevoegd. Dit bestand is geschreven in UBL-formaat (Universal Business Language) en bevat alle informatie van de factuur. Een e-factuur kan door de meeste boekhoudsoftware direct worden ingelezen. Handmatige invoer is hierdoor overbodig. Let op.  Een e-factuur dient aan dezelfde wettelijke eisen te voldoen als de ‘gewone’ factuur.

Voor meer informatie over e-facturatie ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 27, nr. 5.

Overheidsorganisatie. Sinds 18 april 2019 zijn alle overheidsorganisaties verplicht om e-facturen te kunnen verwerken en ontvangen in Europees formaat. Zo moet u, indien u zakendoet met de overheid, ook in staat zijn om e-facturen te verzenden. Overheden gaan in de praktijk op verschillende manieren met deze verplichting om. Zo kan een overheid bijv. vragen om de e-factuur in hun factuurportal aan te leveren, de e-factuur naar een bepaald e-mailadres te mailen of de e-factuur via PEPPOL aan te leveren. Let op.  Doet u zaken met de rijksoverheid, dan moet u een e-factuur via een beveiligd netwerk versturen, zoals PEPPOL of via het e-factuurportaal van de rijksoverheid.

Voor wie is PEPPOL?

PEPPOL is geschikt voor zowel de zzp’er en het MKB als voor grote organisaties die zakendoen met de overheid of die zakendoen met andere ondernemers.

Voordelen? Indien u en uw ontvanger geregistreerd zijn op het PEPPOL-netwerk, dan heeft dit een aantal voordelen voor u op gebied van veiligheid en zekerheid.

  • Zekerheid dat de facturen aankomen. De factuur wordt direct in de boekhouding verwerkt van de ontvangende partij.
  • Snellere verwerking en wellicht snellere betaling.
  • Het biedt veiligheid, omdat het verkeer ‘encrypted’ over het netwerk gebeurt. De factuur kan zo niet worden onderschept of aangepast.
  • Europaproof. PEPPOL is een Europese standaard die ervoor zorgt dat er gestandaardiseerd verkeer binnen Europa mogelijk is.
  • Middel tegen spookfacturen. Ondernemers die zich willen registreren op het PEPPOL-netwerk, moeten eerst een validatieproces ondergaan. Zo wordt de legitimiteit gecontroleerd en zo krijgt iedere gebruiker een PEPPOL-ID. Een PEPPOL-ID bestaat uit een uniek ID-nummer, zoals het KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en het overheidsidentificatienummer van de desbetreffende overheidsinstantie. Met een PEPPOL-ID kunnen bedrijven en overheden elkaar automatisch identificeren. Zo zijn er geen misverstanden meer over wie de verzender is.
Op 01.10.2020 heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het beheer en toezicht op de infrastructuur voor e-facturatie (PEPPOL-netwerk) op zich genomen. Doet u zaken met de rijksoverheid, dan moet u een e-factuur via PEPPOL of via het e-factuurportaal van de rijksoverheid versturen.


Uw volgende stap


Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01