BESLOTEN VENNOOTSCHAP - 20.11.2020

Hoe nu de AVA (in coronatijden) goed geregeld?

Goed bijeenroepen

De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) wordt bijeengeroepen door de directie en – indien van toepassing – de raad van commissarissen van de BV (art. 219 BW) . De directie stelt ook de agenda op. Vergaderingen van aandeelhouders kunnen ook worden bijeengeroepen door een of meer aandeelhouders, maar dan moeten de aandeelhouders (of de aandeelhouder alleen) wel beschikken over ten minste 10% van de geplaatste aandelen van de vennootschap (art. 2:220 lid 1 BW) .

Oproepingsbrieven. Voor het bijeenroepen van een AVA wordt er gebruikgemaakt van oproepingsbrieven ( art. 2:223 lid 1 BW) . Deze moeten zijn gericht aan de adressen van de aandeelhouders, zoals die bij de directie van de vennootschap bekend zijn. Oproep van de aandeelhouders langs elektronische weg (per e-mail of per faxbericht) mag, tenzij de statuten anders bepalen (art. 2:223 lid 2 BW) .

Agenda

In de oproepingsbrieven worden de onderwerpen vermeld die door de directie op de agenda zijn gezet. Een of meer aandeelhouders die al dan niet tezamen ten minste 1/100 deel van de geplaatste aandelen in hun bezit hebben, kan de directie eveneens verzoeken om onderwerpen op de agenda te zetten (art. 2:224a lid 1 BW) . Over onderwerpen die vlak voor of tijdens de vergadering aan de orde komen, kan alleen een geldig besluit worden genomen als alle vergadergerechtigden daarmee instemmen en de directie en commissarissen de gelegenheid krijgen om advies uit te brengen (art. 2:224 lid 2 BW) .

Termijn. De termijn van oproeping bedraagt ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering (art. 2:225 BW) . Een langere termijn is toegestaan, maar korter niet.

Plaats. De vergaderingen van aandeelhouders worden gehouden in de plaats zoals er in de statuten staat vermeld of in de plaats waar de BV haar woonplaats heeft (art. 2:226 lid 1 BW) .

Toegang tot de AVA

Toegang tot de AVA is voorbehouden aan (art. 2:227 BW) :

• aandeelhouders. Iedere aandeelhouder heeft het recht om aan de AVA deel te nemen en daarin het woord te voeren;
• gevolmachtigden. Een aandeelhouder mag zich in de AVA laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde. De gevolmachtigde mag dan in de vergadering het woord voeren en namens de aandeelhouder zijn stem uitbrengen. De statuten van de BV kunnen bepalen dat de bevoegdheid tot vertegenwoordiging wordt beperkt;
• certificaathouders. Houders van certificaten waaraan stemrechten zijn verbonden, hebben eveneens toegang tot de AVA. Ook mogen ze in de vergadering het woord voeren. Ze kunnen ze geen stem uitbrengen, dat is voorbehouden aan de aandeelhouder(s);
• directeuren. Ook directeuren (en commissarissen) hebben toegang tot de AVA. Ze hebben in de vergadering een adviserende stem.

Recht op informatie

Inlichtingen verstrekken. Volgens de wet is de directie verplicht om aan de vergadering van aandeelhouders van de BV alle door de vergadering verlangde inlichtingen te verstrekken. De directie mag het verzoek slechts weigeren, als ‘zwaarwichtige redenen’ zich daartegen verzetten (art. 2:217 lid 2 BW) . Wat er met zwaarwichtige redenen wordt bedoeld, zegt de wet niet, maar daarbij valt te denken aan concurrentiegevoelige informatie of andere informatie die nadelig kan uitpakken voor de onderneming van de BV.

Stemrecht

Alle aandeelhouders met aandelen waarop stem kan worden uitgebracht, hebben stemrecht in de vergadering van aandeelhouders. Per aandeel kan er één aandeel worden uitgebracht, dus ieder aandeelhouder heeft het recht op het uitbrengen van ten minste één stem (art. 2:228 lid 1 BW) . De statuten kunnen bepalen dat het stemrecht wordt beperkt. Het stemrecht is uitgesloten voor aandeelhouders met aandelen waaraan alleen winstrechten en geen stemrechten zijn verbonden. Ook op aandelen die in het bezit zijn van de BV of van een dochtervennootschap, kunnen geen stemmen worden uitgebracht (art. 2:228 lid 6 BW) .

Meerderheid van stemmen. In de vergadering van aandeelhouders worden rechtsgeldige besluiten genomen met gewone (ook wel genoemd: volstrekte) meerderheid van stemmen (art. 2:230 lid 1 BW) , dus: de helft van de stemmen plus één. De statuten kunnen bepalen dat voor sommige besluiten een versterkte (‘gekwalificeerde’) meerderheid van stemmen is vereist, bijv. het besluit om een directeur te ontslaan, om de BV te splitsen of te fuseren, om de statuten te wijzigen of om de BV te ontbinden.

Coronamaatregel benutten?

In deze tijd van de coronacrisis is het moeilijk om met meerdere personen bijeen te zitten. Dat zorgt voor problemen bij het houden van een AVA. Als een AVA niet volgens de regels van de wet en de statuten wordt gehouden, kunnen de besluiten die in de vergadering zijn genomen achteraf worden vernietigd. Dat zorgt voor rechtsonzekerheid. Om dit probleem tegen te gaan, is op 24 april 2020 een spoedwet in werking getreden, de ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’. Op basis daarvan kan er een AVA worden gehouden op andere wijze dan in de statuten wordt bepaald. Zo kan het bestuur van de BV een virtuele AVA bijeenroepen die uitsluitend via livestream (audio of video) door de aandeelhouders en alle andere personen die toegang hebben tot de vergadering kan worden bijgewoond. Ook kan het bestuur bepalen dat stemmen alleen langs de elektronische weg worden uitgebracht. Stemmen die al voorafgaand aan de vergadering langs de elektronische weg zijn uitgebracht, mogen meetellen bij de uiteindelijke stemming in de vergadering. Mocht een aandeelhouder om welke reden dan ook niet optimaal of in het geheel niet hebben kunnen deelnemen aan de vergadering, dan blijven de besluiten die in de vergadering door de overige deelnemers zijn genomen rechtsgeldig. De spoedwet is een tijdelijke maatregel die op 24 april 2020 met terugwerkende kracht tot 16 maart 2020 in werking is getreden. De spoedwet vervalt op 1 december 2020, maar kan steeds met twee maanden worden verlengd.

Stemmen buiten vergadering. Aandeelhouders kunnen rechtsgeldige besluiten nemen buiten vergadering (art. 2:238 BW) , ook als er niet aan de formele oproepingsvereisten is voldaan. Daarvoor gelden wel enkele voorwaarden:

• alle vergadergerechtigden moeten met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd;
• de stemmen moeten schriftelijk worden uitgebracht, stemmen langs de elektronische weg mag;
• directeuren en commissarissen moeten in de gelegenheid worden gesteld om van hun adviesrecht gebruik te maken;
• de besluiten moeten schriftelijk worden vastgelegd.

Notulen. Bewaak en regel dat de besluiten van de AVA nauwkeurig en volledig schriftelijk worden vastgelegd in de notulen van de vergadering, dan kunnen er achteraf geen bewijsproblemen ontstaan als het gaat om de vraag of er door de AVA rechtsgeldige besluiten zijn genomen. Dat is ook zo als alle aandelen in handen zijn van een aandeelhouder. Dat geldt met name voor de jaarvergadering waarin de jaarstukken van de BV worden vastgesteld.

De modellen Correcte oproeping en Notulen AVA vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 4, nr. 7.