“Mag ik even inzicht in mijn persoonsgegevens?”
Inzagerecht. Als bedrijf verwerkt u persoonsgegevens. Denk maar aan alle contactpersonen die u ergens heeft opgeslagen. Zij kunnen op grond van de AVG inzage vragen in de persoonsgegevens die u van hen verwerkt. Dat noemt men inzagerecht. Let op. Dit inzagerecht gaat uitsluitend over persoonsgegevens en niet over bijv. afgesproken leveringsvoorwaarden, omzetten, e.d. die u met deze persoon heeft afgesproken.
Wat zijn persoonsgegevens?
Onder persoonsgegevens verstaan we onder andere naw-gegevens en contactgegevens (telefoon, sociale media, e-mail, enz.), maar denk ook aan verjaardagen, gezinssamenstelling, hobby’s, politieke voorkeur, e.d. en zaken die u bijv. van contactpersonen bij belangrijke klanten in een CRM-systeem heeft opgeslagen. Let op. Ras, seksuele geaardheid, politieke voorkeur en gezondheid zijn zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’. Deze mag u niet verwerken, tenzij een van de tien uitzonderingen van toepassing zijn ( https://bit.ly/3jI9cGf ).
Voor meer informatie over de persoonsgegevens ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 27, nr. 7.
Ook recht op een kopie. Inzagerecht omvat niet alleen letterlijk de inzage in de gegevens. Men heeft ook recht op een kopie van alle gegevens die u als ondernemer/onderneming van hen verwerkt.
Wie kan er inzage vragen? Elke betrokkene van wie u persoonsgegevens verwerkt, kan om inzage vragen. U verwerkt van meer mensen persoonsgegevens dan dat u in eerste instantie zou verwachten. Denk aan klanten, medewerkers, potentiële klanten, leveranciers, ingehuurd en gedetacheerd personeel, collega-ondernemers, enz.
Wat moet u doen?
Het zal niet zo’n vaart lopen met inzageverzoeken. Toch kunt u zo’n verzoek krijgen van iemand die zich oprecht bezorgd maakt over zijn/haar privacy, maar ook van een gefrustreerd iemand met wie uw relatie niet meer goed is. U moet dan het inzagerecht beoordelen en binnen vier weken uitvoeren.
Identiteit controleren. Controleer de identiteit:
- door te laten tekenen voor ontvangst (vermeld het type ID met documentnummer en de datum);
- met een veilige kopie van het ID-bewijs; of
- door te laten inloggen in zijn/haar account (in geval van uw webshop).
Inzage verstrekken, maar waarin?
Vraag goed welke gegevens de verzoeker wil ontvangen. Wil hij of zij alle persoonsgegevens ontvangen of alleen maar specifieke gegevens of documenten. Dat bespaart u veel tijd met het doorzoeken van uw administratie. Als men een kopie wil, dan moet u daaraan meewerken. Volstaat een overzicht, dan moet u daarin aangeven waar welke gegevens staan. Het kan dan daarbij voorkomen dat sommige gegevens meerdere keren op de lijst staan. Let op. U moet ook allerlei informatie ter beschikking stellen, sommige bedrijven hebben dit in een privacyverklaring staan. Gebruik daarvoor onze checklist.
Download de checklist Inzagerecht van https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 27, nr. 7.
Hoe verstrekken? Stel de verzamelde gegevens veilig ter beschikking. Laat ze ophalen (identificatie kan dan ‘in persoon’ plaatsvinden) of verstuur ze via aangetekende post of via een beveiligd e-mailsysteem.