PERSONEEL - 11.01.2021

Wat doet u in 2021 met de vaste onkostenvergoedingen?

Werknemers die thuiswerken, mag u bijv. dit jaar nog een onbelaste reiskostenvergoeding geven. Vanaf 2021 is dat hoogstwaarschijnlijk niet meer mogelijk. Hoe gaat u om met vaste onkostenvergoedingen en wat zijn de mogelijkheden?

Versoepeling loopt af. Door de coronacrisis werken nog veel mensen thuis. Toch mag u een onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer dit jaar nog gewoon aan uw personeel blijven doorbetalen. Zoals het er nu naar uitziet, kan dat vanaf 1 januari 2021 niet meer. Wat betekent dat en hoe speelt u hier het beste op in? Wat zijn de mogelijkheden?

Faciliteit vanwege coronacrisis

Krijgen uw werknemers een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer, dan hoeft u deze dit jaar niet aan te passen. In ieder geval tot en met 31 december 2020 mag u blijven uitgaan van de feiten waarop de vaste vergoeding was gebaseerd. Voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de vaste vergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020. Zonder extra maatregelen verloopt de faciliteit op 1 januari 2021. Blijft u de vergoeding dan toch nog uitbetalen, dan is dit belast als loon. Uiteraard alleen als er geen reiskosten tegenover staan, zoals wanneer de werknemer thuiswerkt.

Belast als loon. Als de vaste kostenvergoeding belast moet worden als loon, moet u hier als werkgever dus loonheffingen over inhouden. Hoeveel dat is, hangt af van de hoogte van het loon. De werknemer houdt dus netto flink minder over van de vergoeding. U bent over de vergoeding meestal ook premies werknemersverzekeringen en Zvw-premies verschuldigd. Zo gaat de vergoeding ook voor u als werkgever fors duurder uitpakken.

Bruteren? Wilt u niet dat uw werknemer er netto op achteruit gaat, dan kunt u er ook voor kiezen de belasting voor uw rekening te nemen. Let op.  Dit zogenaamde ‘bruteren’ pakt echter nog duurder voor u uit, want u moet dan de belasting over de vergoeding betalen, maar ook nog eens over de belasting die u voor uw werknemer betaalt.

Beter via de werkkostenregeling

U kunt er ook voor kiezen de vaste kostenvergoeding onder te brengen in de werkkostenregeling. In dat geval is de kostenvergoeding niet belast bij de werknemer en behoudt hij dus hetzelfde voordeel als thans. U betaalt als werkgever wel belasting, maar alleen als u in 2021 met al uw vergoedingen en verstrekkingen uitkomt boven de vrije ruimte.

Minder ruimte in 2021. Helaas is deze in 2021 teruggebracht naar 1,7% over de eerste € 400.000 van uw loonsom plus 1,18% over het meerdere. In 2020 is dit nog 3% over de eerste € 400.000 plus 1,2% over het meerdere. De kleinere vrije ruimte betekent dat u als werkgever eerder belasting betaalt in de vorm van een eindheffing van 80%.

2021 doorbetalen? Onduidelijk is nog in hoeverre werkgevers de vergoeding volgend jaar blijven doorbetalen. Dit is weer van belang, omdat u met uw vergoedingen niet meer dan 30% mag afwijken van wat er in vergelijkbare situaties wordt vergoed, het zogenaamde ‘gebruikelijkheidscriterium’. De bewijslast hiervoor ligt bij de inspecteur, maar als u op zeker wilt spelen, kunt u dit vooraf met hem afstemmen of zoek het in een alternatief om dit wegvallen te compenseren.

Alternatieve beloningsvormen? Vanwege deze nadelen is het des te belangrijker eens na te gaan of er wellicht andere onbelaste kostenvergoedingen mogelijk zijn. Zo kunt u onder voorwaarden bijv. cursussen, een studie of een computer belastingvrij vergoeden of verstrekken. Uw werknemer maakt immers ook kosten als hij thuiswerkt, zoals voor verwarming, die u bespaart.

Een model Steekproef kostenvergoedingen vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 27, nr. 8.

Als aanvullende wetgeving uitblijft, is vanaf 2021 de vaste reis- en onkostenvergoeding voor thuiswerkers belast. U kunt deze eventueel onderbrengen in de werkkostenregeling of kies voor een alternatieve (belastingvrije) verstrekking of vergoeding, zoals een cursus.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01