BTW - 11.01.2021

Wat met de btw als de opdracht wordt geannuleerd?

Als btw-ondernemer kunt u soms een door een klant (deels) betaalde levering of dienst niet uitvoeren of uw klant besluit de order alsnog te annuleren. Het terugstorten van het betaalde (deel)bedrag heeft dan gevolgen voor de btw. Welke?

Annulering door ondernemer

Kunt u als btw-ondernemer uw verplichtingen niet nakomen, bijv. als gevolg van de coronamaatregelen, dan moet u iets doen om uw klant tegemoet te komen, bijv. de reeds betaalde vergoeding terugbetalen, een alternatief aanbieden of een voucher verstrekken om later alsnog de levering of dienst te verrichten. Let op. Betaalt u de ontvangen vergoeding geheel terug en heeft u voor de levering of dienst een factuur uitgereikt, stuur dan een creditfactuur.

Btw-aangifte. Als de factuur en de creditfactuur (bij factuurstelsel) of de betaling en de terugbetaling (bij kasstelsel) in dezelfde btw-aangifte vallen, draagt u per saldo geen btw af. Als de creditering of de terugbetaling in een volgend aangiftetijdvak valt, dan mag u de btw in dat tijdvak terugvragen.

Alternatief. Als u met uw klant een alternatief afspreekt, zoals een andere cursus bij te weinig inschrijvingen op de beoogde cursus, dan heeft dat alleen gevolgen voor de btw als u hem een deel van de vergoeding crediteert of als hij juist moet bijbetalen. Maak dan een aanvullende factuur waarin u expliciet verwijst naar de oorspronkelijke factuur en vermeld wat er verandert (de aard van de levering/dienst en de vergoeding). De btw verrekent u in uw btw-aangiftetijdvak waarin u verrekent (factuurdatum of betaaldatum, afhankelijk van factuur- of kasstelsel).

Geeft u een voucher? Als er al vaststaat waarvoor de voucher gebruikt kan worden en het btw-tarief is daarbij ook zeker, dan wordt de voucher gelijkgesteld aan de levering of dienst, bijv. als een toegangskaart voor een festival in 2021 kan worden gebruikt, dan wijzigt er niets voor de btw. Als de voucher echter voor verschillende doeleinden kan worden gebruikt, waarbij het btw-bedrag onzeker is, dan kunt u reeds afgedragen btw terugvragen en hoeft u pas bij het gebruik van de voucher opnieuw btw af te dragen. Tip. Reik wel een aanvullende factuur uit waarin u de oorspronkelijke vergoeding (en btw) crediteert en vervangt voor een voucher met dezelfde waarde.

Annulering door de afnemer

Als uw afnemer annuleert, liggen de zaken iets anders. Veelvoorkomende regelingen zijn:

  • de afnemer krijgt de volledige (aan)betaling terug;
  • een beperkt bedrag wordt niet terugbetaald wegens ‘administratiekosten’;
  • een trapsgewijze regeling, zoals tot drie maanden vooraf 75% retour, tot twee maanden 50% retour, tot één maand 25% retour en daarna niets retour;
  • de afnemer krijgt niets terug.

Terugbetaling. Voor zover u de vergoeding terugbetaalt aan uw afnemer, kunt u in elk geval de btw terugvorderen bij de Belastingdienst. Daarvoor gelden dan dezelfde voorwaarden als hiervoor bij ‘annulering door ondernemer’ is beschreven.

Administratiekosten. Als uw afnemer een klein deel van de vergoeding niet terugkrijgt (of alsnog moet betalen), dan kan dit in het algemeen als ‘schadevergoeding’ worden aangemerkt. Dat geldt ook als dit onder het mom van ‘administratiekosten’ wordt gepresenteerd. Uw klant neemt feitelijk namelijk niets af, ook geen administratieve dienst. Hierover is geen btw verschuldigd. Stuur een creditfactuur als u eerder een factuur uitreikte en verwijs weer expliciet naar de originele factuur. Let op.  Als de afnemer maar een deel of niets terugkrijgt, hangt het van de situatie af of hetgeen hij verschuldigd blijft als schadevergoeding wordt aangemerkt (vrij van btw) of als vergoeding voor (meestal) een dienst, waarover u wel btw verschuldigd bent.

Betaalt u uw afnemer geld terug wegens annulering, dan kunt u in principe ook de afgedragen btw terugvragen. Houd u een schadevergoeding achter, dan is er geen btw verschuldigd, maar check wel de voorwaarden, ook als u een voucher verstrekt.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01