BEWAARPLICHT - 25.02.2021

Wettelijke bewaarplicht ook bij digitale communicatie

Wettelijke bewaarplicht

Als administratieplichtig ondernemer bent u verplicht om de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, gedurende zeven jaar te bewaren (art. 52 lid 4 AWR) . Let op 1.  Soms is door andere wettelijke bepalingen de termijn langer dan zeven jaar. Zo geldt voor de btw voor onroerende zaken een bewaartermijn van negen jaar, volgend op het jaar waarin het vastgoed in gebruik is genomen. En voor de Mini One Stop Shop-regeling (MOSS) geldt een bewaartermijn van tien jaar na afloop van het jaar waarin de diensten zijn geleverd. Let op 2.  U dient alles wat tot de administratie behoort zodanig te bewaren dat controle daarvan door de inspecteur binnen een redelijke termijn mogelijk is.

Corona en digitale oplossingen. Tijdens de coronacrisis hebben echter veel ondernemers inventieve oplossingen bedacht om door te kunnen gaan met ondernemen. Zo zijn er digitale hulpmiddelen ingezet om het contact met klanten en afnemers te kunnen onderhouden.

Belastingdienst speelt daarop in. De Belastingdienst heeft daarom fiscale dienstverleners er recent op geattendeerd dat ze hun klanten eraan moeten herinneren dat ze ook hun digitale vastleggingen moeten bewaren, zoals:

• e-mails;
• gegevens over online of telefonische verkopen;
• digitale agenda’s;
• WhatsApp- en sms-berichten;
• berichten op sociale media (zoals Facebook).

Dus formeel ook dat bewaren! Zo moet u dus alles wat van belang is voor de bedrijfsvoering bewaren in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie.

Voorbeeld.Een factuur die u via e-mail ontvangt, kunt u printen voor uw eigen administratie. Conform de bewaarplicht bent u verplicht om facturen die u digitaal ontvangt, ook digitaal te bewaren. Het enkel opslaan van de factuur is dan niet voldoende. Zo moet u kunnen aantonen dat de factuur na ontvangst niet eigenhandig is aangepast. Dit doet u bijv. door de oorspronkelijke e-mail met de factuur als bijlage te bewaren.

WhatsApp steeds vaker gebruikt

Veel ondernemers gebruiken WhatsApp om bijv. te overleggen met hun klanten, afnemers of personeel. Daarbij kunt u met WhatsApp makkelijk een bijlage sturen en ontvangen. Het wordt echter vaak vergeten dat dergelijke WhatsAppberichten voor zover ze tot uw administratie behoren, ook bewaard moeten blijven. Let op.  U mag deze berichten dus niet verwijderen! Tip 1. Maak geregeld een back-up van WhatsAppberichten. U kunt een kopie maken naar de cloud (Google Drive of iCloud). Tip 2 . Dit doet u door in WhatsApp te klikken op Instellingen; Chats; Reservekopie. Tip 3. U kunt de automatische reservekopie desgewenst op dagelijks, wekelijks of maandelijks zetten.

Beter alternatief. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om geen zakelijke contacten te onderhouden via WhatsApp, maar bijv. alleen via e-mail, dan heeft u maar één medium waarvan u een back-up moet maken.

Gevolgen? Indien er niet wordt voldaan aan de fiscale bewaarplicht, kan de inspecteur een informatiebeschikking uitreiken. Indien deze onherroepelijk wordt, dan kan de bewijslast worden verzwaard en omgekeerd.