OFFERTE - 12.04.2021

Bescherming van uw offerte, hoe doet u dat goed?

Op aanvraag van een klant stelt u een inzichtelijke en duidelijke offerte op voor uit te voeren werkzaamheden. Daarna blijkt dat u geen opdracht krijgt, maar dat de klant met uw offerte naar de concurrent is gestapt. Hoe voorkomt u dat?

Bescherming offerte

Over het algemeen zijn offertes niet wettelijk beschermd. Ook het beschreven productieproces of een bepaalde werkmethode van de uitvoering zijn niet beschermd. Wel zijn bijv. tekeningen en beschrijvingen van eigen uitvindingen of merk- of handelsnamen wettelijk beschermd. Hoe kunt u voorkomen dat uw offerte toch in handen van de concurrent komt?

Hoe gaat dat goed met uw offerte?

Onze aanbevelingen om uw rechten te beschermen of veilig te stellen.

  1. Vooronderzoek. Ter voorkoming dat u slechts gevraagd wordt als ‘vergelijkingsaannemer’, moet u de (nieuwe) klant vragen om welke reden hij/zij u voor een offerte vraagt. Is er een redelijk omlijnd plan of gaat het slechts om een oriëntatie. De beslissing om geen offerte uit te brengen voorkomt het plegen van een inspanning die bijna zeker tot niets leidt.
  2. Gesprek. Maak een bewuste keuze voor het uitbrengen van een offerte. Dat start met een afspraak en een gesprek ter plaatse. Dan wordt duidelijk of de klant u serieus heeft uitgekozen, worden de wensen duidelijk en kunt u uw kennis en ervaring inbrengen voor wellicht betere of andere oplossingen. Zo’n gesprek dient er ook toe om met elkaar een band en vertrouwen op te bouwen. Als duidelijk wordt dat zoiets niet aan de orde is, dan kunt u beter op een nette manier afhaken.
  3. Basiswensen. Belangrijk is wel om uit te gaan van de basiswensen van de (toekomstige) opdrachtgever. Meer aanbieden dan strikt noodzakelijk is, bezorgt u meer werk waar naar alle waarschijnlijkheid geen gebruik van wordt gemaakt en waardoor een offerte al snel ‘te duur’ wordt.
  4. Budget. Niet altijd simpel om daarachter te komen. Maar om veel werk te voorkomen, kunt u vragen naar het budget dat een klant heeft uitgetrokken voor een bepaalde klus. Als deze niet gegeven wordt, moet u afwegen of de wensen overeenstemmen met wat u aantreft ter plaatse.
  5. Toelichten. De beschrijving van het op te lossen probleem maakt dat de offerte een persoonlijk document wordt. Bij de overhandiging past een toelichting waarom er voor een bepaalde keuze gekozen is en wat de voordelen daarvan zijn. Vraag altijd of de offerte beantwoordt aan de vraag.
  6. Vrijblijvend. Hoezo is een offerte vrijblijvend? Duidelijke teksten over omschrijvingen, prijs, betalingscondities en offertevoorwaarden biedt voor de klant en ook voor u duidelijkheid en zekerheid. Het is daarom raadzaam om de term ‘vrijblijvend’ zo veel mogelijk te vermijden.
  7. Geheimhouding. Er bestaat een mogelijkheid om onder speciale voorwaarden een aparte en voor speciale zaken een geheimhoudingsovereenkomst te sluiten. Deze moet dan voor het uitbrengen van de offerte getekend worden.

Het model Geheimhoudingsclausule vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 24, nr. 1.

  1. Tekeningen. Is het nodig om bij de offerte tekeningen te voegen, geef dan aan dat daar wel auteursrecht en copyright op rust. Vermeld dat op de tekeningen zelf en ook in de offerte. Voeg vervolgens toe, dat als de opdracht niet verstrekt wordt, de tekeningen direct moeten worden geretourneerd.
  2. Octrooirecht. Heeft u zelf een bepaalde constructie, product of werkmethode ontwikkeld en heeft u daar een octrooi voor verkregen, dan moet u dat vermelden op de daarvoor bestemde documenten. Anderen hebben dan niet het recht om dat te schenden. De opdrachtgever kan iets dergelijks niet door een concurrent laten uitvoeren.
  3. Watermerk. Het voeren van een watermerk in het drukwerk zorgt ervoor dat uw briefpapier is gemerkt. U kunt ook in Word zelf een watermerk toevoegen. Een eenvoudige stap om verspreiding te beperken of te voorkomen.
  4. Optreden. Bij overtreding van een van de voorwaarden of afspraken, zal het altijd moeilijk zijn om tegen een inbreuk op te treden. U kunt bijv. wel een brief tot staken opstellen.
Werk met onze elf aanbevelingspunten. Is het nodig om bij de offerte tekeningen te voegen, geef dan aan dat daar wel auteursrecht en copyright op rust. Vermeld dat op de tekeningen zelf en ook in de offerte. Voeg vervolgens toe, dat als de opdracht niet verstrekt wordt, de tekeningen direct moeten worden geretourneerd.


Uw volgende stap


Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01