PERSONEEL - 02.04.2021

Waar moet u op letten bij een thuiswerkvergoeding?

Sinds de coronacrisis werken veel werknemers thuis. Dit zal straks waarschijnlijk deels zo blijven. Dit betekent dat hun kostenpatroon verandert, minder reiskosten en meer kosten door het thuiswerken. Waar moet u als werkgever rekening mee houden?

Reiskostenvergoedingen

Bestaande vergoedingen. Voordat we aandacht besteden aan de fiscale mogelijkheden van een thuiswerkvergoeding, is het goed om stil te staan bij de gevolgen van het gewijzigde reispatroon van uw thuiswerkende werknemers. Minder reiskosten zal invloed hebben op de hoogte van de reiskostenvergoeding die u onbelast mag verstrekken.

Verlengd tot 1 juli 2021. De coronamaatregel voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding is in januari 2021 verlengd tot 1 april 2021. Het kabinet verlengt deze maatregel nu tot 1 juli 2021. Dit houdt in dat u als werkgever tot 1 juli 2021 de bestaande vaste reiskostenvergoedingen onbelast kunt blijven vergoeden, ook al worden deze reiskosten door uw werknemers als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Let op.  Daarbij geldt wel als voorwaarde dat het vaste reiskostenvergoedingen betreft die al voor 13 maart 2020 waren toegekend.

Vanaf 1 juli 2021. Zoals de zaken er nu voorstaan, geldt dus vanaf 1 juli 2021 dat u niet langer mag uitgaan van het reispatroon dat gold voor aanvang van de coronacrisis De daadwerkelijke reiskilometers worden weer van belang.

Vast reispatroon. Op voorwaarde dat uw werknemer minimaal 128 dagen of 36 hele weken naar het werk reist, mag u dit reispatroon doortrekken naar het hele jaar (214 dagen). Is dit niet het geval, dan mogen de reiskosten alleen fiscaal onbelast tegen € 0,19 per kilometer worden vergoed op declaratiebasis of nacalculatie.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 11, nr. 8 vindt u een: • checklist Reiskostenvergoeding • rekentool Vaste vergoeding voor woon-werkverkeer

Vaste kostenvergoedingen

Wijzigingen kostenpatroon. Maar u moet ook aandacht besteden aan een eventuele algemene vaste kostenvergoeding. Een dergelijke vergoeding bestaat uit verschillende kostenposten. Deze zijn waarschijnlijk vanwege de coronacrisis ingrijpend gewijzigd. Denk bijv. aan kosten voor consumpties onderweg, parkeerkosten auto van de zaak en representatiekosten.

Kostenonderzoek. Tot 1 januari 2021 mocht u nog uitgaan van het kostenpatroon van voor de coronacrisis, maar dat geldt nu niet meer. U moet kritisch kijken of al deze kosten nog wel worden gemaakt. Een nieuw kostenonderzoek is hiervoor noodzakelijk. Voert u dit niet uit, dan moet de vaste kostenvergoeding als belast worden beschouwd. Wilt u hetzelfde bedrag netto blijven vergoeden, dan moet u de vergoeding (deels) bruteren of toewijzen aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Thuiswerkvergoeding

Extra kosten thuiswerken. Diverse belangenorganisaties van werknemers hebben al in kaart gebracht wat de extra kosten zijn van het thuiswerken. Denk aan koffie/thee, verwarming, elektra en zelfs extra wc-papier. Het Nibud berekent deze kosten op € 2 per persoon per dag.

Geen specifieke vrijstelling beschikbaar. Nu kunt u denken, dan ruilen we die reiskostenvergoeding gewoon om in een thuiswerkvergoeding van € 2 per dag en klaar is Kees! Helaas gaat deze vlieger fiscaal niet op. In tegenstelling tot de reiskostenvergoeding geldt er voor een thuiswerkvergoeding geen specifieke vrijstelling binnen de werkkostenregeling (WKR). Dit betekent dat een dergelijke vergoeding oftewel bij uw werknemer belast moet worden met loonbelasting, dan wel bij u met eindheffing. Tip.  Deze laatste heffing is nog te voorkomen als u over voldoende vrije ruimte binnen de WKR beschikt.

Gerichte vrijstellingen

Inrichting werkplek thuis. Laten we er nu van uitgaan dat u de thuiswerkvergoeding onbelast wilt verstrekken, maar dat u niet over voldoende vrije ruimte beschikt. Wat dan te doen? Voor de werkplek geldt voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling:

  • arbovoorzieningen;
  • gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen, en dergelijke apparatuur, mits deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Arbovoorzieningen

Gezonde en veilige werkplek. Op grond van de Arbowet bent u verplicht een gezonde en veilige werkplek te creëren voor uw werknemers. Dit geldt ook bij thuiswerken, al zijn de regels daarvoor minder streng. Concreet betekent dit dat u erop moet toezien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Als dit niet het geval is, dan moet u zorgen voor de juiste voorzieningen, zoals een ergonomische stoel of bureau. Dergelijke voorzieningen kunt u belastingvrij verstrekken.

Geen eigen bijdrage. Voor arbovoorzieningen mag u geen eigen bijdrage vragen van uw werknemers. Let op.  Er is volgens de Belastingdienst ook sprake van een eigen bijdrage als u slechts een gedeeltelijke vergoeding geeft, bijv. omdat uw werknemer de voorkeur geeft aan een duurdere bureaustoel. Dit zou betekenen dat uw volledige vergoeding belast is.

Lumpsumvergoeding. Het geven van een bedrag ineens van bijv. € 500, waarmee uw werknemer naar keuze diverse arbovoorzieningen kan aanschaffen, is niet verstandig. Dit is een te vrijblijvende invulling van uw arboverplichtingen. Hetzelfde geldt als uw werknemers geen facturen hoeven in te leveren voor het onderbouwen van hun vergoeding. Ook in dat geval kunt u niet controleren of het geld is besteed aan arbovoorzieningen en geldt de gerichte vrijstelling niet.

Communicatiemiddelen

Noodzakelijkheidscriterium. Bij thuiswerken zijn goede communicatiemiddelen van groot belang. In veel gevallen is het noodzakelijk dat uw werknemers beschikken over een computer, een snelle internetverbinding en een moderne mobiele telefoon. U kunt deze voorzieningen belastingvrij vergoeden. Als deze voorzieningen noodzakelijk zijn voor uw bedrijfsvoering, dan hoeft u geen rekening te houden met een eventueel privévoordeel voor uw medewerkers.

Vergoeding telefoonkosten. Abonnementskosten voor een mobiele telefoon kunnen onbelast worden vergoed. Abonnementskosten voor een vaste lijn niet. Wel kunnen de gebruikskosten voor een vaste lijn worden vergoed bij zakelijk gebruik.

Eigen bijdrage mag. Ook een eigen bijdrage is toegestaan. Biedt u uw werknemer bijv. een mobiele telefoon aan en wenst hij een duurder exemplaar, dan mag u een eigen bijdrage van uw werknemer vragen voor de extra kosten.

Vergoeding internet. Wilt u de kosten van een internetabonnement vergoeden, let dan op als uw werknemer een gecombineerd abonnement heeft voor internet, vaste telefoon en televisie. Let op.  U mag alleen het deel van de factuur voor internetkosten onbelast vergoeden. U moet dus bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeert u dan bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling. De abonnementskosten voor vaste telefonie en televisie kunt u niet onbelast vergoeden.

Eigen bijdrage mogelijk. Een eigen bijdrage voor een internetabonnement van de werknemer is geen belemmering meer voor toepassing van de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen. Tot nog toe kon een werkgever de gerichte vrijstelling voor communicatiemiddelen alleen toepassen als hij alle kosten betaalde. Als de werknemer een eigen bijdrage betaalde, voldeed men volgens de Belastingdienst niet aan het noodzakelijkheidscriterium. De Belastingdienst is nu van dat standpunt afgestapt. Een eigen bijdrage voor privégebruik is dus geen belemmering meer.

De checklist Onbelaste vergoedingen thuiswerken vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 11, nr. 8.

Breng in kaart welke vergoedingen er nu worden verstrekt en ga na of deze nog kunnen doorlopen of dat een aanpassing is vereist. Bekijk of u voldoende vrije ruimte heeft voor een onbelaste thuiswerkvergoeding en maak gebruik van de gerichte vrijstellingen.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01