Ook in coronatijd moet bestuur vereniging de regels naleven

Voor vier jaar benoemd. Het bestuur van een (volkstuin)vereniging is in 2017 voor een periode van vier jaar benoemd. Dit was allemaal volgens de regels gegaan. Wel waren er in de vier jaar dat het zittende bestuur de scepter zwaaide, geen algemene ledenvergaderingen (ALV’s) gehouden.

Uw tijd is om ... Hendrik-Jan, een van de leden van de vereniging, vindt dat de termijn van het bestuur erop zit en dat er een nieuw bestuur moet worden benoemd. Twee bestuursleden, waaronder de voorzitter, vinden dit niet en weigeren te vertrekken als bestuurder.

Naar de kortgedingrechter …

Hendrik-Jan en het bestuur kunnen het niet met elkaar eens worden en uiteindelijk maakt Hendrik-Jan in november 2021 de gang naar de (kortgeding)rechter. Daar eist hij dat de bestuurders zich niet meer mogen voordoen als ware zij voorzitter en bestuurslid van de volkstuinvereniging. Ook eist Hendrik-Jan de bijeenroeping van een algemene ledenvergadering om te beslissen over de benoeming van een (nieuw) bestuur. Dit had volgens de statuten op 1 juli al moeten gebeuren.

Standpunt van het zittende bestuur

Het jaar is nog niet voorbij. De zittende bestuurders vinden dat allemaal maar onzin. Zij stellen zich op het standpunt dat de bestuurstermijnen nog niet zijn verstreken, omdat het huidige vergaderjaar (het verenigingsjaar was gelijk aan het kalenderjaar) nog loopt.

Schuld van corona. Daarnaast vindt het bestuur dat een eventuele overschrijding van het vergaderjaar van beperkte duur is en hen niet kan worden verweten vanwege de huidige coronaproblematiek.

Wat vindt de rechter hiervan?

Niet beperkt. Volgens de rechter kan er niet gezegd worden dat een periode van vier maanden sinds het einde van het vergaderjaar een beperkte termijn is (ECLI:NL:RBROT:2021:11150) . Dat is wel degelijk een aanzienlijke termijnoverschrijding. Vervolgens moet de rechter de vraag beantwoorden of de termijnoverschrijding in dit geval gerechtvaardigd is vanwege de coronaproblematiek.

De wet kent een voorziening …

Coronawet. De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is van kracht geworden op 24 april 2020 en bevat onder meer regels voor besluitvorming in algemene vergaderingen van rechtspersonen. Artikel 6 van deze wet bepaalt dat het bestuur van een vereniging kan bepalen dat leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene ledenvergadering, mits:

• de algemene ledenvergadering langs de elektronische weg voor leden is te volgen; en
• de leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.

Dus geen bijzondere omstandigheid. Het bestuur kan zich daarom niet beroepen op bijzondere omstandigheden op grond waarvan de vergadering niet bijeen hoefde te worden geroepen.

Termijn is ruim overschreden. De rechter constateert dat de termijn van het bestuur er ruimschoots op zit, waardoor het bestuur op grond van de wet niet meer in functie is. Verder bepaalt de rechter dat er een bijzondere ledenvergadering moet worden bijeengeroepen om een nieuw bestuur te benoemen en daarna ook een reguliere ALV.