E-MAIL - BEVEILIGING - 17.08.2022

Back-up op maat voor uw e-mail

Bij de meeste e-mailaccounts zit uw e-mailarchief opgeslagen in de cloud. Als er dus op een of andere manier iets misgaat met uw e-mailaccount, bent u mogelijk alle berichten kwijt. Een back-up is dus zeker aan te raden. Hierna vindt u verschillende oplossingen die u afzonderlijk kunt gebruiken of onderling kunt combineren.

1. Automatische back-up

Wilt u een automatische back-up waar u nauwelijks omkijken naar heeft? Heel wat webmailapps hebben een instelling om alle binnenkomende berichten automatisch door te sturen naar een ander adres. Maak voor uzelf een nieuw reserveaccount aan bij bijv. Gmail. Stel op uw gebruikelijke e-mailaccount automatische doorzending in naar het nieuwe reserveadres. Vanaf dan komt van elke nieuwe e-mail een kopie aan in uw reserveaccount, zodat u altijd een online back-up heeft van alle berichten. Wilt u ook uw oudere berichten kopiëren naar hetzelfde reserveaccount, dan kan dat vaak door het reserveaccount berichten te laten ophalen via POP of IMAP. Detailinstellingen voor uw reserveaccount bij Gmail kunt u vinden via https://support.google.com/mail/answer/21289Tip.  Bij Outlook.com wordt het ophalen van e-mail uit andere accounts niet meer ondersteund.

2. Synchroniseren naar uw pc

Om uw e-mail te back-uppen kunt u ook een e-mailapplicatie installeren op uw pc. Dit is interessant als u uw e-mail normaal verwerkt via uw smartphone of een webmailapp. Installeer bijv. de gratis app Thunderbird ( https://www.thunderbird.net ). Voeg daarin uw e-mailadres toe als een nieuw IMAP-account en pas de configuratie aan om alle berichten ongeacht hoe oud deze zijn te synchroniseren ( https://support.mozilla.org/en-US/kb/imap-synchronization ). Zo wordt er een kopie van uw berichten opgehaald en op uw pc opgeslagen. Als u Thunderbird regelmatig opent of altijd openhoudt, worden ook nieuwe berichten systematisch naar uw pc geback-upt. Tip.  Gebruikt u al een e-mailapp op uw pc, bijv. Outlook, verander dan de accountinstellingen om zeker alle e-mail te synchroniseren in plaats van slechts enkele maanden (Outlook: https://bit.ly/3O64eTH ).

3. Archiveren

U kunt ook af en toe het volledig e-mailarchief ophalen en dit als back-up op een externe schijf of online opslag bewaren. Dat kan op verschillende manieren.

Bij een webmailaccount vindt u gewoonlijk een exportfunctie om alle e-mails in een keer te exporteren. Bij Gmail gebruikt u daarvoor Takeout ( https://takeout.google.com - kies alleen e-mail), bij Outlook.com gaat u in de instellingen naar Algemeen ; Privacy en gegevens ; Postvak exporteren . Het geëxporteerde e-mailarchief kunt u later importeren in een e-mailapplicatie (Outlook in geval van een export van Outlook.com).

Als u met e-mailsoftware op uw pc werkt, vindt u daarin gewoonlijk een exportfunctie om uw volledige archief naar een of meerdere bestanden te zetten (Outlook: ga naar Bestand ; Openen en exporteren - Mail op MacOS: https://support.apple.com/nl-be/guide/mail/mlhlp1030/mac ).

Een andere gemakkelijke manier om een archief te maken is via back-upsoftware voor e-mail. Een topper voor Windows is Mailstore Home ( https://www.mailstore.com/en/products/mailstore-home ). Systools Email Back-up ( https://www.systoolsgroup.com/mail-backup ) is een goede oplossing voor Mac.