E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 19.12.2022

Zeg eens nee

Veel mensen hebben moeite om via e-mail iets af te slaan of een moeilijke boodschap over te brengen. Hoe pakt u dat het beste aan?

Af en toe komt u in een situatie terecht waarin u eigenlijk een negatieve boodschap moet overbrengen in een e-mail. Dat kan gaan van nee zeggen tegen een voorgestelde vergadering, een aanbieding van een leverancier afslaan, een aanbieding van een baan weigeren tot zelfs nee zeggen nadat u eerder ja had gezegd. De volgende adviezen kunnen u helpen om toch nee te zeggen, zonder onbeleefd over te komen of bruggen op te blazen.

Wat kunt u beter niet doen?

Schrijf uw bericht niet als u kwaad of emotioneel bent: veel kans dat u later spijt heeft van uw woorden of zo definitief deuren dichtslaat. Verpak uw afwijzing ook niet tussen twee complimenten, om zo de aandacht wat af te leiden. Dat komt over alsof u het niet ernstig meent of niet belangrijk vindt. Probeer evenmin rond de hete brij te draaien met allerlei algemeenheden of nietszeggende woorden. Mogelijk komt de boodschap zo niet over en denkt uw contactpersoon dat u alsnog akkoord bent.

Structuur en toon

Een moeilijke e-mail opstellen, gaat sneller als u een bepaald stramien volgt. Een goede methode is om te beginnen met een samenvatting van de context, daarna een beschrijving van waar voor u het probleem of de complicatie zit en ten slotte een concreet antwoord of voorstel. Met deze structuur begeleidt u uw contact als het ware naar uw eerlijke, negatieve antwoord.

Om de juiste toon aan te slaan in uw e-mail is empathie het beste hulpmiddel. Ga ervan uit dat er met goede intenties contact met u werd opgenomen, maar blijf bij uw beslissing om af te wijzen. Zo komt u vanzelf uit bij een vriendelijk, beleefd en tegelijk duidelijk en strikt antwoord.

Specifieke gevallen

In sommige specifieke gevallen kunt u voor een doelgerichte aanpak kiezen.

Stel dat u een aanbieding van een baan wilt afslaan. U bent door een selectieproces gegaan en kwam als beste kandidaat naar boven. Ook al gaat u uiteindelijk niet voor de baan, toch wilt u graag op goede voet blijven met het bedrijf en tonen dat u betrouwbaar en professioneel bent. In deze situatie begint u uw bericht het beste met een blijk van waardering en een hartelijke dankbetuiging voor het aanbod. Geef daarna aan waarom u het aanbod niet aanneemt, het liefst niet met een vage reden, maar met een duidelijke uitleg (bijv. omdat u elders een beter aanbod heeft gekregen of omdat de betrekking niet volledig past in uw loopbaanplan). Ten slotte kunt u aanbieden om contact te houden. Zo houdt u de deur open voor andere aanbiedingen in de toekomst.

Wat als een zakenpartner u wil betrekken in een nieuw project, maar u dit helemaal niet ziet zitten? Hier kunt u uw e-mail ook beginnen met een bedankje omdat hij of zij aan u gedacht heeft. Daarna moet u wel duidelijk maken dat u niet meedoet. Geef bijv. aan dat u met uw actieve projecten al voor lange tijd volgeboekt bent of dat het project niet past in uw huidige strategie. Om af te ronden kunt u verwijzen naar andere bedrijven die mogelijk wel geĂŻnteresseerd zijn in een samenwerking.

Ook in andere situaties kan het helpen om te beginnen met een voorbeeldantwoord en dat naar uw eigen stijl aan te passen. Op de volgende websites vindt u een heleboel sjablonen om nee te zeggen in verschillende gevallen : https://www.starterstory.com/how-to-say-no en https://www.inc.com/jessica-stillman/productivity-meetings-time-management-emails.html

Volg een vast patroon om nee te zeggen in een e-mail. Dat helpt om het aanbod beleefd maar duidelijk af te slaan. Er zijn sjablonen die u in verschillende situaties snel op weg helpen.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01