OMZET - 12.01.2023

De orders blijven achter, hoe kunt u actie ondernemen?

De orders/opdrachten blijven achter en de directie vraagt zich af of er wel voldoende goede offertes worden gemaakt en of u een grondige analyse wilt maken. Hoe pakt u dat aan?

De markt is redelijk stabiel en het aantal opdrachten bleef in 2022 toch achter ten opzichte van 2021. Er gaan meer opdrachten naar de concurrentie, terwijl de prijzen en tarieven niet veel verschillen. Er wordt al snel geroepen dat er niet genoeg offertes worden gemaakt, maar zit het in de kwantiteit of de kwaliteit? Welk advies kunt u intern geven?

Aantal offertes meten

Wellicht bent u (nog) niet helemaal thuis in de volgende verkooptermen:

  • suspect: een potentiële klant waar nog geen contact mee is geweest;
  • prospect: een potentiële klant waarmee momenteel gesprekken mee lopen;
  • lead: een potentiële klant die te kennen heeft gegeven geïnteresseerd te zijn.

Bijhouden. Als er goed wordt bijgehouden, hoeveel suspects er worden benaderd, hoeveel leads er binnenkomen, hoeveel gesprekken met prospecten er zijn geweest, hoeveel offertes er zijn gemaakt en tot hoeveel orders dat heeft geleid, dan kan de leiding dat goed bijsturen. In onze rekentool kunt u deze zogenaamde ‘verkooppijplijn’ (salestunnel) goed bijhouden.

Download de rekentool Verkooppijplijn van https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 7, nr. 1.

Waar gaat het vaak mis?

Het gaat vaak mis op de hiernavolgende vlakken.

  1. Beursleads en leads die binnenkomen via internet worden niet of niet goed opgevolgd.
  2. Er wordt te veel op het aantal offertes gestuurd en dat leidt tot offertes die nauwelijks kans van slagen hebben.
  3. De offertes zijn niet klantgericht genoeg.
  4. Offertes worden niet goed opgevolgd.

1. Betere opvolging van leads

Het allerbelangrijkste voor het opvolgen van leads is onmiddellijk kwalificeren, indelen en vervolgens de beste leads razendsnel opvolgen. Zo haalt u het meeste rendement uit uw beursinvestering en uw website. Tip 1.  Geef elke beurslead direct na afloop van het gesprek op de beurs een code en verbindt daar een prioriteit aan, bijv.:

Type lead
Prioriteit
Opvolgen
B = bestaande klant
1
Binnen twee dagen
K = kansrijk
1
Binnen twee dagen
G = gemiddeld
2
Binnen drie dagen
O = onduidelijk
3
Binnen drie dagen
S = slecht
4
Binnen vijf dagen

U weet dan wat de belangrijkste leads zijn en met welke lead er moet worden begonnen. Tip 2.  Maak een checklist met welke gegevens er van een lead genoteerd moeten worden. Dat maakt het opvolgen makkelijker.

Download de rekentool Beurs- en internetleads opvolgen van https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 7, nr. 1.

2. Te veel focus op offertes

Veel leidinggevenden leggen te veel nadruk op het aantal offertes dat wordt uitgebracht. Dat leidt vaak alleen maar tot veel kansarme offertes.

OSKA-matrix. Met de zogenaamde ‘OSKA-matrix’ (Offerte Scorings Kans Matrix van De Bruin en Koning) kan worden ingeschat hoe groot de kans is dat een offerte ook een order wordt. Door twaalf vragen te beantwoorden, krijgt men een beeld van de orderkans.

  • Zwarte zone: 50% kans. Vraag uzelf af of de klant wel echt geïnteresseerd is. Kennen zij u wel goed genoeg of wordt uw offerte misbruikt om bij een ander een betere prijs te krijgen?
  • Grijze zone: 50-70% kans. Er blijkt heel wat concurrentie te zijn. Wijs uw contactpersoon/-personen op uw toegevoegde waarde en hoe u zich van de rest onderscheidt.
  • Rode zone: 70-85% kans. De klant heeft nog twijfels over uw aanbod (prijs, levertijd, enz.). Vraag waar het aan schort.
  • Groene zone: 85-90% kans. De knoop moet nog worden doorgehakt. Vaak zit u nog in de race met één andere aanbieder. Trek aan alle touwtjes bij de mensen die u bij de klant kent.
  • Gouden zone: > 90% kans. Het is nog slechts een kwestie van een handtekening zetten. Vraag naar de order, voordat een concurrent nog roet in het eten kan gooien.

Download de rekentool Orderkans bepalen van https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 7, nr. 1.

3. De offertes zijn niet klantgericht

Offertes worden vaak gemaakt door op een bestaande offerte de naam, de datum en de prijs aan te passen. Een offerte moet een commercieel aanbod zijn dat helemaal op de betreffende klant is afgestemd.

Klantgericht en omzetgericht. Begin uw offerte niet met: “Naar aanleiding van uw aanvraag hebben wij het genoegen …”Tip.  Speel meteen in op wat de klant belangrijk vindt en gebruik daarbij zijn woorden, bijv.: “Onze leerlingen mogen geen overlast ondervinden van het plaatsen van de airco’s. Dat zei u tijdens ons plezierige gesprek …” . Op lange epistels met lange volzinnen zit niemand te wachten. Enkele tips:

  • gebruik korte zinnen (maximaal 15 woorden) en zes à zeven regels per alinea;
  • schrijf geen jargon (dresseren, menage). Gebruik gangbare taal;
  • wees specifiek en concreet. Vermijd woorden als binnenkort, zo spoedig mogelijk, wij zullen onze uiterste best doen;
  • voorkom hulpwerkwoorden, zoals zijn, hebben, zullen, willen, enz. Dus niet: “ Als u zou kiezen voor een compleet systeem, dan kan er gekoeld worden …” , maar: “Met een compleet systeem kan er zomers drie graden gekoeld worden, waardoor de leerlingen zich veel beter kunnen concentreren ...” ;
  • bied drie alternatieven . Mensen kiezen graag en kiezen vaak voor de middelste optie. Te veel opties maakt alleen maar onzeker;
  • maak gebruik van upselling. Iets meer verkopen van hetzelfde, door bijv. een grotere versie aan te bieden;
  • maak gebruik van crossselling. U kunt ook iets extra’s verkopen: “Met de Airco Allround thermostaat kunt u de lerarenkamer verwarmen” ;
  • u kunt de prijs kleiner laten lijken door een prijs per leerling of klaslokaal te noemen en het onderhoud apart aan te bieden.

4. Offertes worden niet goed opgevolgd

Soms worden offertes helemaal niet opgevolgd. De rekentool Verkooppijplijn kan hierbij helpen.

De deal rondmaken. De verkoper wil nog een gesprek om de deal rond te maken. Als de klant een offerte wil, kan de verkoper bijv. zeggen: “Prima. Ik heb daar tien dagen voor nodig. Het is nu 6 februari. Ik stel voor om een afspraak te maken voor 18 februari. Dan kunnen we de zaak afronden.”

Nabellen. Soms kan de verkoper een offerte niet met een nieuwe afspraak opvolgen. De verkoper kan dan wel het telefoongesprek voorbereiden: “Goed. Ik zorg dat u de offerte maandag in huis heeft. Hoe gaan we dan van daaruit verder?” De klant wordt dan verplicht om al verder na te denken.

Voorkom deze zinnen. De woorden “Heeft u alles ontvangen? Was het allemaal duidelijk?” leiden vaak alleen maar tot: “Ja hoor. Ik laat nog wel wat weten …”.

U kunt meer omzet uit leads en offertes halen door gesprekken en contactmomenten goed te beheren en te begeleiden. Start een offerte met hetgeen de klant heeft gezegd en belangrijk vindt en maak voor een offerteopvolging zo veel mogelijk al meteen een nieuwe afspraak. Download onze drie rekentools.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01