RECHT - 03.02.2023

De offerte is akkoord, is een handtekening nodig?

Na een prettig gesprek vraagt de klant om een offerte. Dan wordt u gebeld dat de offerte akkoord is. Moet u dan nog om een handtekening vragen?

Wanneer is er een overeenkomst?

U heeft een overeenkomst met de klant op het moment dat u een aanbod heeft gedaan en als dat aanbod door de klant wordt aanvaard. Dat aanbod is vormvrij, dat wil zeggen dat u dat mondeling of schriftelijk mag doen: in een formeel document, op een kladje of via een e-mailbericht. Hetzelfde geldt voor het aanvaarden. Als de klant mondeling of schriftelijk ‘ja’ tegen uw offerte zegt, heeft u in principe een overeenkomst. Als u en de klant dan doen wat er afgesproken is, is er niets aan de hand. Let op.  Maar … als er onduidelijkheid is en/of als er onenigheid ontstaat, dan is het voor alle partijen wel heel fijn als er iets op papier staat.

De juridische waarde van een offerte. De wet kent de term ‘offerte’ niet, maar wel de term ‘aanbod’ en daar is met een offerte sprake van. Een offerte is niets anders dan een schriftelijk aanbod. Daarin beschrijft u waar de klant naar vraagt, wat uw aanbod is en tegen welke voorwaarden u uw aanbod (uw offerte) uitbrengt. Het is dus meer dan alleen maar een prijsopgave.

Zekerheid met een handtekening

U wilt voorkomen dat u in discussies verzeilt raakt over “maar dat hebben we helemaal niet afgesproken”. Tip.  Laat de klant daarom tekenen voor datgene wat er is afgesproken. Een handige manier waarop dat dit kan, is door de offerte voor akkoord te laten tekenen. Dat kan ook per e-mail.

De offerte laten ondertekenen. Zet onderaan de offerte uw naam, de datum, uw handtekening en eventueel ook uw functie. Bied hier de mogelijkheid om akkoord te gaan met uw aanbod. Naast uw naam en handtekening zet u ‘Voor akkoord’ met daaronder de woonplaats en ruimte voor de dagtekening, de naam en de functie en ruimte voor de handtekening. Misschien een open deur, maar toch … onder veel offertes staat dit niet. Let op.  Is uw contactpersoon niet tekenbevoegd, dan zet u er de naam en functie van degene die wel tekenbevoegd is. Tip.  Nog meer zekerheid krijgt u als alle pagina’s van de offerte getekend worden. Een paraaf volstaat hiervoor. U kunt hierop wijzen of naar vragen en/of een hokje linksonder aan de pagina’s zetten, waarin de klant zijn paraaf zet.

Alternatieven …  Misschien vindt u het te ver gaan of is het in uw branche niet gebruikelijk, dan is het toch slim om een bevestiging te sturen. Afhankelijk van of er veel geld mee gemoeid is, het een ingewikkelde opdracht is en of u dus veel risico’s loopt, kunt u meer of minder tijd in een bevestiging steken. Voorbeelden:

  1. u kunt een e-mail of brief sturen waarin u de opdracht bevestigt en waarin u verwijst naar de uitgebrachte offerte en de toezegging;
  2. u kunt ook alle details uit de offerte en alle andere besproken zaken opnieuw op papier zetten en als bevestiging naar de klant sturen;
  3. soms moet u na het uitbrengen van de offerte en na diverse gesprekken een contract opstellen dat iedereen moet tekenen.

Keuzemogelijkheden. Maar al te vaak ontstaan er in de praktijk problemen over zaken waar de klant uit moet kiezen. Juist de offerte biedt mogelijkheden om deze vast te leggen. Dat kan door vakjes met alternatieven te laten aanvinken. Tip.  Uw aanbod bestaat meestal niet alleen uit een offerte, maar vaak ook uit allerlei bijlagen en uw verkoopvoorwaarden. Vermeld dit onder uw offerte: ‘Bijlage: Algemene voorwaarden’.

Een checklist Orderbevestiging vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 7, nr. 2.

Een offerte is een schriftelijk aanbod dat u doet. Als de klant hier mondeling ‘ja’ tegen zegt, is er sprake van een overeenkomst. Meer zekerheid krijgt u echter als u de offerte toch laat ondertekenen. Download onze checklist.


Uw volgende stap


Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01