Hoe verzamelt u e-mailadressen?
Wat zegt de wetgeving?
GDPR. E-mailadressen zijn persoonsgegevens, en deze vallen onder de General Data Protection Regulation (GDPR). Deze wetgeving bepaalt dat u geen mailings mag versturen naar iemand zonder zijn (te bewijzen) expliciete toestemming. Heeft u deze toestemming wel, dan moet u de geadresseerde de mogelijkheid geven om zich makkelijk uit te schrijven, zodat hij in de toekomst geen enkele mailing meer van u ontvangt. U dient in elke e-mail ook een link naar uw privacyverklaring toe te voegen.
Transparantie. De GDPR verplicht u ook om uw klanten op een begrijpelijke manier te informeren over hoe u hun gegevens verzamelt en verwerkt. U dient hun data bovendien te wissen of aan te passen wanneer zij dat vragen. In bepaalde gevallen is het ook verplicht om een Data Protection Officer (DPO) aan te stellen die op de naleving van de privacywetgeving toekijkt. Bovendien bent u verplicht elk datalek te melden aan de bevoegde instantie. Let op. De boetes zijn niet gering. Het is dan ook aan te bevelen om een GDPR-expert in te schakelen die nagaat in welke mate uw bedrijf in orde is met betrekking tot de privacyregels.
Waar haalt u e-mailadressen?
Uw eigen website is de plek om e-mailadressen te verzamelen. Want wie uw website bezoekt, doet dat meestal omdat hij belangstelling heeft voor uw producten of diensten. Plaats dus zeker een invulveldje op een prominente plaats op uw homepage, waarmee bezoekers zich kunnen inschrijven op uw digitale nieuwsbrief, meer info kunnen aanvragen, op de hoogte kunnen blijven van promoties, enz. Let op.  Maak er geen ingewikkeld inschrijvingsformulier van, waarin u ook allerlei andere gegevens vraagt (zoals het fysieke adres, telefoonnummer, ...), want zo creëert u een drempel. Tip.  Vermeld ook de frequentie van uw mailings, het feit dat men zich op elk moment weer kan uitschrijven en dat u alle privacyregels respecteert.
Denk verder dan uw website
E-mailadressen verzamelen hoeft overigens niet alleen via uw website te gebeuren. Heeft uw zaak een eigen Facebookpagina en/of Instagramprofiel, probeer dan ook om via deze kanalen adressen te verzamelen. In uw fysieke winkel kunt u inschrijvingsformulieren op uw toonbank leggen, maar ook adressen inwinnen via een klantenkaart of een ander getrouwheidsprogramma. U kunt uw klanten daar bovendien face to face uitleggen wat de meerwaarde is van een inschrijving op uw digitale nieuwsbrief.
Cadeau in ruil voor e-mailadres?
Om mensen extra te overtuigen zich in te schrijven op uw mailings, zou u kunnen overwegen om hen iets te geven in ruil voor hun toestemming. Zo’n incentive zou bijv. een kortingscode in uw webshop, een e-book of een whitepaper kunnen zijn. Let op.  Ook voor zo’n cadeau moet u rekening houden met de bepalingen van de GDPR. Deze stelt namelijk dat u geen e-mailadres mag vragen in ruil voor bijv. welkomstgeschenk in uw fysieke winkel, want om dat te geven is een e-mailadres niet noodzakelijk. Nogmaals: laat u dus bijstaan door een jurist/specialist die weet wat wel en niet mag.