E-MAIL - E-MAILSOFTWARE - 28.02.2023

Minder bekende Outlook-handigheden

In een professionele context is Outlook de meestgebruikte e-mailapplicatie. Dit zijn enkele minder bekende mogelijkheden van dit krachtige programma.

Zie meer van het bericht

Standaard krijgt u in de Outlook-berichtenlijst alleen het onderwerp van een bericht te zien. Het kan handig zijn om al meer van de inhoud te zien, zonder de e-mail daadwerkelijk te openen. Zo kunt u meteen beslissen of het een e-mail is die tot later kan wachten of die onmiddellijke actie vereist. Ga daarvoor naar het tabblad Beeld , klik op Voorbeeld van bericht en kies het aantal regels dat u vooraf als preview van de e-mail te zien wilt krijgen: één, twee of drie regels. Beslis ten slotte of u dat wilt toepassen op alle postvakken of alleen op de huidige map.

Vermeld iemand uitdrukkelijk

Als u iemand specifiek wilt aanspreken in uw bericht, dan kunt u hem of haar apart vermelden: typ @ gevolgd door de eerste letters van zijn of haar (achter)naam. Outlook vult dit automatisch aan, highlight de vermelde persoon in de e-mailtekst en neemt de persoon meteen op als geadresseerde van de e-mail. Deze persoon krijgt dus zeker uw e-mail en ziet meteen dat deze uitdrukkelijk aan hem gericht is. U kunt zelf zien of bepaalde e-mails uitdrukkelijk aan u gericht zijn door in de berichtenlijst te kijken of onder de kop Vermelding een @ staat.

Annoteer een e-mail ter herinnering

Soms wilt u een e-mail ter referentie bijhouden, om daar later op terug te kunnen grijpen. Als u daarbij bepaalde stukken tekst wilt highlighten of er commentaar aan wilt toevoegen, dan kan dat. In het venster van de e-mail die u wilt bewerken, blijft u in het tabblad Bericht en klikt op Verplaatsen; Acties ; Bericht bewerken . U kunt nu tekst in het bericht highlighten of uw bedenkingen toevoegen. U vindt onder Acties trouwens ook de handige optie Dit bericht opnieuw verzenden … , waarmee u de geopende e-mail nogmaals kunt versturen.

Hergebruik een e-mail als sjabloon

In Word heeft u ongetwijfeld al sjablonen gebruikt, vooraf aangemaakte documenten waaraan u slechts wat tekst moet toevoegen om een bruikbaar document te hebben. Ook in Outlook kunt u sjablonen aanmaken voor gelijkaardige e-mails die u vaak verstuurt. Maak de tekst van de e-mail aan, klik op Bestand ; Opslaan als en kies voor het type Outlook-sjabloon . Om het sjabloon vervolgens te gebruiken, gaat u naar het tabblad Start , klik op Nieuwe items ; Meer items ; Formulier kiezen , selecteer Gebruikerssjablonen uit bestandssysteem en kies het gewenste sjabloon. Nogal omslachtig, maar door een sjabloon te gebruiken spaart u wel veel tijd uit.

Snel plannen op basis van een e-mail

Een binnenkomende e-mail kunt u meteen gebruiken als aanleiding om een vergadering in te plannen of om iemand een taak toe te wijzen. Sleep de e-mail naar de navigatiebalk links onderaan de e-mailmappenlijst en laat deze los boven het icoontje voor vergaderingen of taken. Er wordt dan een nieuw vergaderverzoek of een nieuwe taak aangemaakt, met als inhoud de tekst van de e-mail. U kunt deze tekst dan aanvullen of aanpassen om uw vergaderverzoek of taak te verduidelijken. U kunt ook snel een vergaderverzoek maken van een e-mail die u aan het lezen bent door rechts bovenaan op de drie puntjes te klikken en de optie Vergadering te kiezen.

Handel uw e-mails wat sneller en efficiënter af door Outlook bijv. snel een voorbeeld van berichten te laten tonen, sjablonen voor veelgebruikte berichten te maken of een e-mail snel om te zetten naar een taak of vergaderverzoek.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01