PERSONEEL - 09.03.2023

Mag u zakelijke e-mails van werknemers doorzoeken?

Uit de praktijk

Onderzoek en aangifte. Werkgever X BV vermoedt fraude en start een onderzoek naar het handelen van werknemer Lex. Het onderzoeksbureau bevestigt dit vermoeden. X BV doet aangifte bij de politie, maar Lex ontkent alles.

Ontslag. X BV schorst Lex en vraagt de kantonrechter het arbeidscontract te ontbinden, zonder de opzegtermijn van vier maanden. Maar van een ontbinding komt het niet, want mocht de werkgever de zakelijke e-mail wel doorzoeken?

Mocht werkgever e-mails doorzoeken?

Er kwam veel boven water. Het onderzoeksbureau heeft Lex geïnterviewd en de inbox gecontroleerd. Daaruit is gebleken dat hij lange tijd nevenactiviteiten heeft verricht, ook onder werktijd, waarbij hij het e-mailadres van X BV gebruikte. Verder bleek hij betrokken bij fraude bij een hypotheekaanvraag waarvoor hij systemen bij X BV heeft geraadpleegd. Lex verweert zich en stelt dat hij nooit geïnformeerd is dat zijn werkgever zijn berichtenverkeer zou kunnen monitoren.

Protocol. De kantonrechter vraagt X BV een document te overleggen, zoals een e-mail- of internetprotocol, waarin staat dat X BV monitoring zou kunnen en mogen doen. X BV voldoet aan dit verzoek. Bij het inloggen in de computer is gelijk een pop-up met de mededeling over monitoring te zien. Ook is er een e-mail- en internetprotocol. “Nooit gezien”, verweert Lex zich, “en bovendien staat in dit protocol helemaal niet dat de werkgever mee kan kijken en met welk doel monitoring plaatsvindt”. Tip.  Zorg dat uw e-mailprotocol op orde is. De mailbox inzien kan ook al vereist zijn bij langdurige ziekte of bij ander soort verzuim.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 30, nr. 3 vindt u een model E-mailprotocol.

Wanneer mag het wel?

Onder voorwaarden. Dit is door het Europees Hof voor de rechten van de Mens (EHRM) bepaald in 2017. Het EHRM geeft aan welke factoren een rol spelen bij de vraag of de werkgever het internet- en e-mailverkeer van een werknemer mag bekijken. Bij mogelijke monitoring wordt er voldaan aan de hiernavolgende voorwaarden.

• De werknemer moet vooraf geïnformeerd zijn over de aard van de mogelijke monitoring.
• De omvang moet vooraf bekend zijn.
• De ernst van de inbreuk op de privacy moet duidelijk zijn.
• Er moeten legitieme gronden zijn voor de werkgever.
• De mogelijkheid tot minder vergaande methoden moet bekeken zijn (proportioneel).
• De mogelijke gevolgen voor de werknemer moeten duidelijk zijn.
• Er moeten adequate waarborgen zijn geboden.

AVG. Deze punten komen overeen met de basisbeginselen van de AVG.

Wat zegt de rechter? De rechter raakt niet overtuigd of er aan alle voorwaarden is voldaan. Er zijn signalen geweest waarna onderzoek is gestart. De informatie die toen is verkregen, is eerder te beschouwen als ‘bijvangst’. Het was X BV (en Lex dus ook niet) vooraf duidelijk dat de inbox werd onderzocht met dit doel. De rechter beschouwt dit als ontoelaatbare en disproportionele monitoring. Kortom: een te grote inbreuk op de privacy. Gelet op onduidelijkheid vooraf over monitoring, rechtvaardigt dit geen ontslag (ECLI:NL:RBMNE:2021:6071) .