KOSTENAFTREK - 09.03.2023

Maximaal uw (gemengde) kosten met een zakelijk karakter en privékarakter aftrekken van de winst

Aftrekbaar van de winst, maar ... Zakelijke kosten zijn aftrekbaar. Een belangrijke uitzondering zijn de ‘gemengde kosten’. Dit zijn kosten met deels een privékarakter, zoals relatiegeschenken. Deze kosten zijn maar deels van uw winst aftrekbaar. Daarbij kunt u ervoor kiezen een vast bedrag aan kosten niet ten laste van de winst te brengen of een percentage van deze kosten. Hoe werkt dat?

Gemengde kosten

Onder gemengde kosten verstaan we de kosten van voedsel, drank en genotmiddelen, de kosten van representatie, waaronder recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak en de kosten van congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen, e.d. Tip.  Een belangrijke uitzondering, met name voor de horeca, is dat voor zover deze kosten deel uitmaken of bijdragen aan uw omzet, er geen aftrekbeperking geldt. De door u ingekochte levensmiddelen en dranken die uw klanten consumeren in uw café of restaurant, zijn dus gewoon voor 100% aftrekbaar. Het is dus zaak dat deze kosten in uw boekhouding apart worden geboekt. Dat scheelt achteraf uitzoekwerk.

Percentage of vast bedrag? Van al uw gemengde kosten mag u 20% niet in aftrek brengen als de winst van uw bedrijf belast wordt in de inkomstenbelasting. In plaats van dit percentage kunt u in uw aangifte ook kiezen voor een vast bedrag van € 5.100. Tip.  Een rekensom leert dat u beter voor dit vaste bedrag kunt kiezen als al uw gemengde kosten in 2023 meer bedragen dan € 26.000, want 20% van € 26.000 is € 5.100.

En bij een BV? Heeft u een BV, dan is van alle gemengde kosten 26,5% niet aftrekbaar. Ook nu kunt u in uw aangifte ervoor kiezen een vast bedrag aan gemengde kosten niet in aftrek te brengen, maar ligt het iets moeilijker. Het vaste bedrag bedraagt namelijk € 5.100 of 0,4% van uw loonsom als dit meer is. Dit betekent dat u tot een loonsom van € 1.275.000 kunt uitgaan van het vaste bedrag van € 5.100 en bij een hogere loonsom hiervan 0,4% niet in aftrek kunt brengen.

Voorbeeld.Uw loonsom is € 1.500.000 en u geeft in 2023 € 25.000 uit aan gemengde kosten. Het vaste bedrag is € 1.500.000 x 0,4% = € 6.000. Kiest u voor het percentage, dan is € 25.000 x 26,5% = € 6.625 niet aftrekbaar. Dit betekent dat u er beter voor kunt kiezen om het vaste bedrag van € 6.000 niet ten laste van de winst te brengen.

De rekentool Gemengde kosten vindt u op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 27, nr. 3.

Loonkosten ook aftrekbaar

Naast gemengde kosten die deel uitmaken van uw omzet, kunt u ook gemengde kosten die als loon worden aangemerkt gewoon van de winst aftrekken. Heeft u een restaurant, dan kan uw personeel hier wellicht mee-eten als ze moeten werken. Een maaltijd wordt in beginsel als loon aangemerkt en dus moeten uw werknemers dan over € 3,50 (2023) per maaltijd belasting betalen. Omdat de maaltijd als loon wordt gezien, zijn de kosten voor u dan gewoon aftrekbaar. Kunnen uw werknemers vanwege het werk niet thuis eten tussen 17.00 uur en 20.00 uur, dan ziet de fiscus een verstrekte maaltijd als zakelijk en mag u deze belastingvrij verstrekken. Let op.  Keerzijde van de medaille is dat er dan geen sprake is van loon en dat u deze kosten dan weer slechts gedeeltelijk mag aftrekken.