KOSTENAFTREK - 09.03.2023

Zakelijke kosten aftrekken met een privékarakter in 2023

Gemengde kosten BV en niet-BV

In de wet wordt een aantal gemengde kosten (zakelijke kosten waarvan u ook een privévoordeel heeft) genoemd waarvoor een aftrekbeperking geldt: de in aftrek beperkte algemene kosten (art. 3.15 Wet IB 2001) . De aftrekbeperking van artikel 3.15 van de Wet inkomstenbelasting 2001 (lid 1, 2, 3 en 5) geldt op grond van artikel 8, lid 5 van de Wet op de vennootschapsbelasting 1969 bij aanwezigheid van een of meer werknemers in de zin van de Wet op de vennootschapsbelasting 1964 ook voor lichamen die onderworpen zijn aan de heffing van de vennootschapsbelasting.

Voor wie? De aftrekbeperking geldt voor de kosten die een ondernemer maakt ten behoeve van de onderneming, maar geldt ook voor de kosten die een werknemer maakt en die door de werkgever worden vergoed.

Voor welke kosten? Bij het bepalen van de winst geldt er een aftrekbeperking voor kosten en lasten die verband houden met de volgende posten:

• voedsel (zakelijke etentjes, inclusief fooien), drank (koffie, thee, fris, melk, e.d.) en genotsmiddelen (sigaretten en sigaren);
• representatie, waaronder ook relatiegeschenken, bedrijfsuitjes, recepties, feestelijke bijeenkomsten en vermaak;
• congressen, seminars, symposia, excursies studiereizen, e.d.

Voor meer informatie over gemengde kosten over 2022, ga naar https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 30, nr. 3.

Reis- en verblijfskosten. De genoemde kosten zijn dus maar deels aftrekbaar, wat ook geldt voor de hiermee samenhangende reis- en verblijfkosten. Let op.  Deze aftrekbeperking is niet van toepassing voor zover de onderneming direct is gericht op het vervaardigen of het verhandelen van goederen die tot de posten van de hiervoor genoemde opsomming behoren. Hetzelfde geldt voor een onderneming die is gericht op het verrichten van diensten in verband met de posten genoemd in de hiervoor genoemde opsomming en die posten deel uitmaken van de omzet.

Eigen verteer IB-ondernemer

De kosten van verteer zijn voor de IB-ondernemer en resultaatgenieter alleen beperkt aftrekbaar als er een zakelijk belang tegenover staat, zoals een etentje met een zakenrelatie. Let op.  Eigen verteerkosten die een ondernemer bijv. onderweg maakt of tijdens een zakelijk verblijf, zijn niet aftrekbaar omdat deze een overwegend privékarakter hebben. De noodzaak tot eten bestaat immers ook als een ondernemer niet onderweg is of (tijdelijk) elders verblijft.

Werknemer en dga. Bij een werknemer van de IB-onderneming/BV (ook dga) mag het bedrijf verteerkosten onderweg of tijdens een zakelijk verblijf wel beperkt in aftrek nemen. Tip.  Schrijf bij zakelijke etentjes met relaties zoals klanten, altijd de bedrijfs- en relatienaam op de rekening. Dat toon het zakelijke karakter aan.

Hoeveel mag u aftrekken? Hoeveel u uiteindelijk mag aftrekken van de gemengde kosten, is afhankelijk van het feit of u ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, resultaatgenieter bent of een BV heeft.

IB-ondernemer of resultaatgenieter

Als ondernemer voor de inkomstenbelasting of resultaatgenieter heeft u in 2023 twee opties: 

1. van alle gemengde kosten neemt u 20% niet in aftrek. Voor 80% van de kosten wordt aftrek wel toegestaan;
2. u kiest voor het vaste bedrag van € 5.100 (2023) als aftrekbeperking. Gemengde kosten boven dit bedrag zijn volledig aftrekbaar.

Voordelig? Een snelle rekensom leert dat de vaste aftrekbeperking van € 5.100 pas voordelig is als de gemengde kosten samen meer dan € 25.500 per jaar bedragen. Daaronder kunt u beter voor de beperkte aftrek van 80% kiezen.

Pas op voor de extra beperking! Voor de IB-ondernemers en resultaatgenieters zelf geldt echter nog een extra beperking. Bedragen de reis- en verblijfskosten in verband met cursussen en opleidingen voor studie en beroep, alsmede in verband met congressen, seminars, symposia, excursies, beurzen, studiereizen, e.d. op jaarbasis meer dan € 1.500, dan is het meerdere helemaal niet aftrekbaar. Let op.  Dit geldt niet indien de aard van de door u verrichte werkzaamheden noodzaakt tot het bijwonen van de desbetreffende cursussen, opleidingen, congressen, seminars, symposia, excursies en het maken van de desbetreffende studiereizen.

Voorbeeld.U bent IB-ondernemer en in 2023 maakt u de volgende gemengde kosten:

De totale kosten bedragen € 7.700. Maar van de reis- en verblijfskosten mag u maar maximaal € 1.500 in aftrek nemen. De kosten bedragen dus € 6.400 (€ 7.700 -/- € 1.300 (€ 2.800 -/- € 1.500)). U mag dus 80% van € 6.400 in aftrek nemen: € 5.120.Let op.  De aftrekbeperking van reis- en verblijfkosten geldt ook als u kiest voor de vaste aftrekbeperking van € 5.100.

Ook BV heeft twee opties

Een BV kan in 2023 kiezen tussen twee opties:

1. van alle gemengde kosten brengt de BV 26,5% niet in aftrek. Voor 73,5% van de kosten wordt aftrek wel toegestaan; 
2. de BV kiest ervoor een vast bedrag aan gemengde kosten niet in aftrek te brengen. Dit vaste bedrag bedraagt € 5.100 (2023) dan wel 0,4% van de loonsom binnen de onderneming als dit hoger is.

Voordelig? Een snelle rekensom leert dat de vaste aftrekbeperking van € 5.100 pas voordelig is als de gemengde kosten samen meer dan € 19.245 per jaar bedragen. Daaronder kunt u beter voor de beperkte aftrek van 73,5% kiezen. Let op 1.  Voor BV’s met een fiscale loonsom van meer dan € 1.275.000 (2023) geldt dat 0,4% van de fiscale loonsom niet aftrekbaar is. Alleen beneden deze loonsom geldt dus het vaste bedrag van € 5.100. De fiscale loonsom betreft alle brutobeloningen die normaal belast worden met heffingen, dus ook een bonus, eindejaarsuitkering, vakantietoeslag, gratificatie, etc. Let op 2. Onbelaste vergoedingen behoren hier niet toe. Let op 3. De vaste aftrekbeperking van € 5.100 (2023) mag u niet tijdsevenredig aanpassen indien u uw onderneming in de loop van het kalenderjaar aanvangt of start.

Boekjaar langer dan twaalf maanden? Heeft u een boekjaar dat meer dan twaalf maanden omvat, dan wordt de vaste aftrekbeperking van € 5.100 (2023) ook niet tijdsevenredig verhoogd.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 30, nr. 3 vindt u de rekentool Gemengde kosten.

Administratief oppassen, ook de BV

Wanneer een dergelijke vergoeding tot het belastbaar loon van de werknemer hoort, dan geldt de aftrekbeperking uiteraard niet. Loonkosten zijn in beginsel voor 100% aftrekbaar van de winst.

Loonkosten zijn gemengde kosten? Bestaan deze loonkosten echter uit gemengde kosten, dan zijn deze loonkosten volgens Rechtbank Noord-Holland (ECLI:NL:RBNHO:2020:2232) en het Hof Amsterdam (ECLI:NL:GHAMS:2021:651) alleen voor 100% aftrekbaar als over dit loon daadwerkelijk belasting is betaald. Dit betekent dus dat de vergoeding als loon in aanmerking genomen moet zijn bij de werknemer of dat u als werkgever de vergoeding heeft aangewezen als eindheffingsloon waarover u 80% eindheffing heeft betaald (bij overschrijding van de vrije ruimte). Indien de vergoeding in de vrije ruimte valt en daardoor belastingvrij blijft, zijn de kosten maar beperkt aftrekbaar van de winst.