WET- EN REGELGEVING - 13.04.2023

“Mag mijn accountant mijn stukken achterhouden?”

U heeft een verschil van inzicht met uw accountant/administratiekantoor en u heeft daarom enkele nota’s niet betaald. U wilt overstappen naar een ander kantoor, maar hoe krijgt u uw stukken terug als uw accountant afgifte weigert?

U bent niet de enige …

U bent niet tevreden over uw boekhouder, accountant of administratiekantoor. Deze houdt zich niet aan afspraken, levert slecht werk en rekeningen zijn niet gespecificeerd en veel te hoog. U besluit de laatste nota’s niet te betalen en over te stappen naar een ander kantoor. Uw boekhouder weigert echter uw stukken af te geven tot alle nota’s zijn betaald. Het is misschien een schrale troost, maar u bent zeker niet de enige ondernemer die dit is overkomen.

Stukken niet afgeven. Stel, u stopt met betalen en zet de zaak daarmee op scherp. De boekhouder houdt op zijn beurt uw boekhouding onder zich totdat de nota’s zijn betaald. Dat is lastig als uw nieuwe boekhouder aan de slag wil of als de Belastingdienst een boekenonderzoek aankondigt. Staat uw boekhouder in zijn recht?

Het retentierecht

Niet zomaar ... Iemand die een dienst verricht, mag de afgifte van de zaak waaraan hij heeft gewerkt, achterhouden totdat zijn klant de rekening heeft betaald. De juridische term hiervoor is retentierecht. Denk aan de garagehouder die uw auto pas hoeft af te geven als de rekening is voldaan. Om het retentierecht te mogen uitoefenen, moet er voldaan zijn aan de volgende eisen:

  • er moet voldoende verband zijn tussen de vordering en de zaak. Als er sprake is van een rekening voor het verwerken van de administratie en het opstellen van de jaarrekening, zal er meestal een verband zijn;
  • er moet sprake zijn van een opeisbare vordering en er moet sprake zijn van een betalingsverplichting op het moment dat het retentierecht wordt ingeroepen. De uiterste betaaldatum moet dus verstreken zijn;
  • uw boekhouder moet het retentierecht op een redelijke manier uitoefenen. Hij mag dus niet voor een openstaande rekening van € 50 alle stukken achterhouden. Dit geldt zeker als hij weet dat u daardoor in de problemen komt;
  • uw boekhouder mag ook niet uw stukken achterhouden als hij zelf zijn verplichtingen niet is nagekomen. Hij heeft bijv. uw jaarrekening niet tijdig gereedgemaakt.

Gedragsregels

Wat voor boekhouder. In de praktijk maakt het nogal een verschil of u een accountant heeft ingeschakeld of een administratiekantoor. Dit vanwege het feit dat accountants zijn gebonden aan beroeps- en gedragsregels. Zo zijn accountants die zijn aangesloten bij het NIVRA of NOvAA gebonden aan hun beroepsregels als zij het retentierecht willen inroepen.

Wat is redelijk? Als redelijk wordt beschouwd om het retentierecht in te roepen voor de stukken die de accountant zelf heeft vervaardigd, zoals de jaarrekening. Dat geldt ook voor de delen van de boekhouding die uw accountant heeft bijgewerkt, bijv. de salarisadministratie.

Niet uw eigen stukken. Het wordt echter in strijd geacht met de gedragslijn als het gaat om stukken die aan u toebehoren, maar die u aan de accountant heeft aangeleverd voor de te verrichten werkzaamheden. Denk daarbij aan in- en verkoopfacturen en overige stukken.

Houvast. Een administratiekantoor hoeft zich niet te houden aan de gedragsregels voor accountants, maar deze regels kunnen wel een goed richtsnoer zijn bij het beoordelen of het inroepen van het retentierecht redelijk is.

Weigert uw accountant afgifte van uw stukken, probeer dan samen tot een oplossing te komen. Komt u er niet uit, dan kunt u aan de hand van diens beroepsregels (laten) toetsen of het achterhouden van stukken redelijk is.

Contactgegevens

Indicator BV | Schootense Dreef 31 | Postbus 794 | 5700 AT Helmond

Tel.: 0492 - 59 31 31 | Fax: 040 - 711 17 00

klantenservice@indicator.nl | www.indicator.nl

 

KvK-nummer: 17085336 | Btw-nummer: NL-803026468B01