Geheimhoudingsverklaringen: hoe nu hiermee werken?
Wat zijn ‘bedrijfsgeheimen’?
Definitie. De Nederlandse wet heeft geen definitie van bedrijfsgeheimen. Vaak wordt er aangesloten bij een ontwerp EU-richtlijn. Het gaat volgens die richtlijn om informatie die:
- niet algemeen bekend of gemakkelijk toegankelijk is in de branche;
- commerciële waarde heeft omdat de informatie geheim is;
- beveiligd is d.m.v. redelijke maatregelen om geheimhouding te behouden.
Denk aan informatie als: productiewijzen, ontwikkelde algoritmes, (marketing)concepten, etc.
Download de ‘EU-richtlijn bedrijfsgeheimen’ van http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 01.01.02).
En meer. In de praktijk vallen ook andere zaken onder bedrijfsgeheimen. Denk aan administratie, klantenlijsten, memo’s, leverancierslijsten, etc.
Geheimen beschermen
Intellectueel eigendom. Soms kunt u gebruikmaken van een intellectueel eigendomsrecht om bedrijfsgeheimen te beschermen. Het gaat dan vaak om het patentrecht. De voorwaarden zijn dat het gaat om nieuwe uitvindingen (techniek) die niet voor de hand liggen én die industrieel toepasbaar zijn. Zeker niet alle bedrijfsgeheimen vallen hieronder.
Voordelen. Het intellectueel eigendomsrecht kan worden ingeroepen ten opzichte van elk ander persoon die gebruik tracht te maken van het gepatenteerde. Het is dan ook relatief eenvoudig om schadevergoeding van inbreukmakers te verkrijgen.
Nadelen. Het aanvragen van een patent is duur en regiogebonden (dus in andere regio’s mag een ander het gepatenteerde wel gebruiken, tenzij het gaat om een wereldwijd patent dat nog kostbaarder is). Het is bovendien slechts enkele jaren geldig, terwijl het bedrijfsgeheim voor de aanvraag van een patent openbaar wordt gemaakt, waardoor het niet meer geheim is. De ondernemer ruilt het geheim als het ware in tegen een bepaalde periode bescherming.
Een aparte overeenkomst?
En als er geen patent is? In veel situaties zal er geen sprake zijn van een patent, maar gaat het wel om informatie die vertrouwelijk is. Hoe zit het dan?
Soms een aparte overeenkomst. In sommige situaties verstrekt u vertrouwelijke informatie nog voordat er een overeenkomst tot stand is gekomen. Denk aan informatie die u verstrekt aan een mogelijke investeerder of aan een overnamekandidaat. In zo’n geval kunt u in een geheimhoudingsovereenkomst afspraken maken over de geheimhouding van gevoelige informatie. Soms wordt deze overeenkomst simpelweg een ‘geheimhoudingsovereenkomst’ genoemd, maar vaak wordt er ook gesproken van een non-disclosure agreement (NDA).
Download een voorbeeld ‘Geheimhoudingsovereenkomst’ van http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 01.01.02).
Wat moet daar zeker in. Als u een geheimhoudingsovereenkomst maakt, is het belangrijk dat bij twijfel duidelijk is wat precies uw bedoeling is. Op die manier weten beide partijen wat ze van elkaar kunnen verwachten. Bovendien, als er later een rechter over de overeenkomst zou moeten oordelen, weet deze ook wat de bedoeling was.
Neem de reden op. Neem daarom in ieder geval in de overeenkomst op wat de reden is van de overeenkomst. Denk daarbij aan: het onderzoeken van samenwerking, het onderzoeken van de mogelijkheid van financiering, het maken van een offerte.
Of een beding in de overeenkomst?
Geheimhoudingsbeding. Soms staat de geheimhoudingsverplichting in een andere overeenkomst verscholen als ‘geheimhoudingsbeding’. Zo’n beding kunt u opnemen in iedere overeenkomst, maar ook in de algemene voorwaarden.
Meer zekerheid met een boetebeding
Schijnzekerheid? Het laten ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring door een wederpartij geeft helaas meestal slechts een schijnzekerheid. Als de geheimhouding toch wordt doorbroken, is het namelijk meestal moeilijk om te bewijzen dat de andere partij die informatie heeft ‘gelekt’ of misbruikt.
Zonder dat bewijs is het bijna onmogelijk om succesvol een schadevergoeding te vorderen. Een wederpartij die dat weet, zal zich dan wellicht ook niet aan de beloofde geheimhouding houden. In dat geval staat u met lege handen.
Schade? Als de ondernemer al kan bewijzen dat de geheimhouding niet in acht is genomen, loopt hij tegen een volgend obstakel aan.
Hij zal namelijk moeten bewijzen dat er een verband is tussen de schade die hij heeft geleden en het schenden van het geheimhoudingsbeding. Zoals u zich wel kunt voorstellen, is dat erg lastig. Daarnaast is ook de hoogte van de schade vaak moeilijk vast te stellen.
Dan maar een boeteclausule? Wil een ondernemer toch een geheimhoudingsverklaring gebruiken? Dan doet hij er verstandig aan om een boeteclausule op te nemen, zodat hij de oorzaak en hoogte van de schade niet hoeft te bewijzen.
Download een model ‘Boeteclausule’ van http://tipsenadvies-administrateur.nl/download (FM 01.01.02).
Boete te hoog? Als er al een overtreding kan worden bewezen en er een bedrag verschuldigd is, is de schade (en dus de schadevergoeding of boete) meestal dermate hoog dat het innen ervan erg lastig gaat worden. Uiteindelijk blijft de ondernemer met zijn schade zitten. Een boetebeding heeft dan ook vooral een afschrikkende werking.
Houd informatie geheim
De oplossing? Beter is het om, indien enigszins mogelijk, geheime informatie geheim te houden en te werken op ‘need to know’-basis. Wat onbekend is, kan niet uitlekken. Tip. Een geheimhoudingsverklaring kan dan ter ondersteuning daarvan worden gebruikt. Voor werknemers kan dit worden gecombineerd met een concurrentie- of relatiebeding.
Het delen van ideeën
Risico voor ondertekenaar. Ook voor degene die een geheimhoudingsverklaring moet ondertekenen, levert dat een risico op. Dat geldt zeker bij ondernemers die een dergelijk document ondertekenen omdat een andere ondernemer een idee met ze wil delen.
Ik had ongeveer hetzelfde idee. Een van de risico’s is dat de ondernemer een verklaring ondertekent waarna een idee wordt gedeeld dat hij zelf ook al had. Het gevolg is dat de ondernemer bij de uitvoering van zijn eigen idee in de problemen komt. Dat geldt des te meer nu geheimhoudingsverklaringen vaak zeer algemeen zijn opgesteld. Zelfs als een gestarte procedure uiteindelijk wordt gewonnen, kost dat tijd, geld en veel (negatieve) energie. Een ondernemer kan dat beter in zijn bedrijf steken.
Geen afspraken? Dan mondje dicht!
Een onderneming kan ervoor kiezen dan maar zonder geheimhoudingsverklaring of geheimhoudingsbeding te werken. Het is dan wel belangrijk dat u gevoelige informatie ook echt geheim houdt en alleen die informatie deelt die de ander ook echt moet hebben. Dat scheelt in de juridische advieskosten en in de administratieve lasten.
Onrechtmatige daad. Als de ander de geheime informatie dan toch op straat gooit, kunt u hem altijd nog aanspreken voor een onrechtmatige daad en een schadevergoeding eisen.
| Kernpunten |
|
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.