Haal meer uit Gmail
1. Veel accounts. Werkt u met meerdere Gmail-accounts (privé, voor uw vereniging, …)? Dan weet u dat switchen tussen accounts niet zo praktisch is: uitloggen bij de ene, inloggen bij de andere, enz. Dat kan beter! U kunt bv. alle accounts aan elkaar koppelen ( https://support.google.com/accounts/answer/1721977 ), zodat u in alle Gmail-apps snel kunt wisselen van account. Wilt u een volledig overzicht van alle accounts in één keer, dan kunt u beter de Gmail Labs-optie Multiple Inboxes activeren. U krijgt dan een soort ‘alles in één’-inbox. De mobiele Gmail-app heeft standaard een All Inboxes -map waar u alle mail samen vindt.
2. Sluimerstand. In Gmail ontbreekt een optie om mailberichten in sluimerstand te zetten (zodat ze tijdelijk verdwijnen en op een gekozen moment weer zichtbaar worden). Alleen de Inbox by Gmail-app heeft deze optie. Via een add-on kunt u dit toch toevoegen aan de webversie van Gmail – probeer bv. Boomerang ( http://www.boomeranggmail.com ), Gmelius ( https://gmelius.com ) of BananaTag ( https://www.bananatag.com ).
3. Sjablonen. Moet u vaak soortgelijke berichten of antwoorden versturen? Activeer dan de Gmail Labs-optie Canned Responses . Daarmee kunt u sjablonen met standaardantwoorden maken. Ook BananaTag heeft een sjabloonfunctie aan boord.
4. Extra adressen. Door wegwerpadressen te gebruiken bij allerlei registraties beschermt u uw echte adres tegen spam. Gmail heeft geen ingebouwde wegwerpadressen. Wel kunt u onbeperkt nieuwe adressen maken door een willekeurig woord aan uw eigen adres te plakken met een plusteken (bv. jan@gmail.com wordt jan+magazine@gmail ). Wanneer zo’n adres verbrand raakt, kunt u het ‘uitschakelen’ met een filter dat alles naar dit adres automatisch verwijdert.
5. Toetsen. De snelste manier om door Gmails webinterface te navigeren is via sneltoetsen. Kent u de combinaties nog niet? Typ een ? in Gmail en u krijgt een overzicht. Of installeer de Chrome-add-on KeyRocket ( https://goo.gl/8tE7j9 ): telkens als u een actie met de muis uitvoert, toont KeyRocket welke sneltoetsen u had kunnen gebruiken.
6. Stilte a.u.b. Wordt u geplaagd door een eindeloze maildiscussie waar u geen boodschap aan heeft? U kunt deze discussie op mute zetten: selecteer de conversatie, ga naar Meer en kies Negeren . Deze optie zit ook in de mobiele Gmail-app. De berichten blijven verder binnenkomen maar niet in uw inbox. Maar wat als u zich bedenkt? Zoek de conversatie op en verplaats ze naar inbox om ze weer actief te volgen.
7. Meten is weten. Met Gmail Meter ( https://www.gmailmeter.com/ ) kunt u uw mailgebruik analyseren: wanneer en wie mailt u het vaakst, hoelang moeten contacten op een antwoord wachten, ... Zo kunt u bijsturen waar nodig.
8. Slimmer zoeken. Met duizenden mails in uw Gmail-account komt de zoekfunctie van pas om een bericht terug te vinden. Tip 1. Klik op het pijltje in het zoekvenster om gerichter te zoeken naar bv. een specifiek onderwerp. Tip 2. Gebruik zoekoperatoren ( https://support.google.com/mail/answer/7190 ) om echt heel gericht te zoeken. Hiermee maakt u logische combinaties van sleutelwoorden (bv. rood EN blauw maar NIET groen), exacte tijdsvensters selecteren, enz. Deze operatoren werken ook in de mobiele Gmail-app.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.