Beheer meerdere accounts efficiënt in Outlook
Aan de slag
Via Bestand ; Accountinstellingen kunt u alle accounts bekijken en met de knop Account toevoegen voegt u er een toe. Recente versies van Outlook proberen automatisch de juiste instellingen te ontdekken nadat u het e-mailadres ingevoerd heeft. Dit is niet altijd correct; controleer dus de serverinstellingen! Aan Outlook kunt u ook gemakkelijk Gmail, Outlook.com (het vroegere Hotmail) en Office 365-accounts toevoegen, zonder u te bekommeren om servernamen. Ook (zakelijke) Exchange-accounts kunt u toevoegen.
Tip. Voegt u een account van een internetprovider toe, dan gaat het meestal om pop of imap. De meeste providers ondersteunen beide types. Kies als het kan voor imap, omdat uw berichten dan ook op de server bewaard worden, zodat u uw volledige mailbox kunt raadplegen op een andere pc of via webmail.
Bij een Office 365-, Outlook.com- of Exchange-account worden automatisch ook uw agenda en contactlijst toegevoegd. Bij Exchange en Office 365 komen daar ook nog notities en taken bij.
Let op! Heeft u meerdere accounts met meerdere agenda’s of contactlijsten, dan is het vaak verwarrend om die te bekijken. U kunt de contactlijsten of agenda’s aanvinken om ze te zien. Heeft u een account waarvan u de agenda of contacten niet gebruikt, vink die dan uit! U kunt de eerste agenda of contactlijst van een account niet verwijderen, zelfs niet als ze leeg zijn.
Tip. Opent u een agenda-afspraak, dan ziet u onderaan om welke agenda het gaat. Dat is ook het geval als u een nieuwe afspraak inplant.
Let op! U kunt de agenda hier niet wijzigen; daarvoor moet u eerst op de juiste agenda klikken in de maand- of weekweergave.
Gegevensbestanden en profielen
Met Bestand ; Accountinstellingen ; Accountinstellingen opent u de instellingen. In het tabblad E-mail krijgt u al uw accounts te zien. Selecteer een account en kies Wijzigen om instellingen te veranderen, bv. het aantal dagen dat berichten op de server bewaard worden bij pop- of imap-accounts (interessant als uw provider weinig opslagruimte voor e-mail biedt).
Tip. Nuttig is ook de optie E-mail die offline moet blijven . Wilt u alle e-mails op de server ook lokaal bijhouden, kies dan Alles . Heeft uw computer weinig opslagruimte of vindt u dat Outlook te traag werkt – of heeft u eenvoudigweg geen oude mails nodig – kies dan bv. 12 of 24 maanden.
Het tabblad Gegevensbestanden laat u, netjes per account, zien waar de e-mails op uw pc opgeslagen worden. Voor Exchange en Office 365 gaat het om ost-bestanden, die continu met de server gesynchroniseerd worden. Bij imap en pop zijn het pst-bestanden. Pst-bestanden kunt u naar andere computers met Outlook kopiëren om ze daar weer te importeren. Bij ost-bestanden lukt dat niet: configureert u een dergelijke account op een nieuwe pc, dan worden de berichten opnieuw van de server gedownload.
Tip 1. We raden aan om de pst- en ost-bestanden in één map op te slaan. Is dat niet het geval, dan kunt u met de knop Locatie van map wijzigen een andere map kiezen. Let op! Maak eerst een back-up van uw bestanden.
Tip 2. Maakt u wekelijks back-ups van uw computer, neem daarin dan ook uw pst-bestanden mee (sluit Outlook wel eerst af).
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.