Hoe gezamenlijk de vakantieplanning rondkrijgen?

Begin op tijd

Een van de belangrijkste succesfactoren voor een eerlijke en werkbare vakantieplanning is op tijd beginnen. Ideaal is dat in het eerste kwartaal al afgesproken is wie wanneer in de zomer op vakantie gaat. Iedereen heeft tijd om met elkaars wensen rekening te houden. Lukt dat niet, stel dan als organisatie een deadline, bijv. 15 mei. Tip.  Laat medewerkers onderling eerst zelf een planning opstellen. Zij weten vaak zelf het beste wie wanneer gemist kan worden en wie er flexibel is. Geef aan hen eerst ruimte om samen afspraken te maken, bijv. na een werkoverleg.

Maak afspraken over het proces. Leg vooraf duidelijk vast hoe de vakantieplanning tot stand komt. Wie of wat bepaalt de volgorde van kiezen? Gebeurt dit op basis van wie het eerst boekt of is er een roulatiesysteem? Welke periode wordt als piek gezien waarin een afwezigheid niet mogelijk is? Als iedereen weet waar hij aan toe is, worden onnodige discussies voorkomen. Tip.  Soms kan niet iedereen tegelijk vrij zijn, bijv. in drukke periodes of als er minimale bezetting vereist is. Benoem welke functies er minimaal aanwezig moeten zijn en wanneer overlap van vakanties echt niet mogelijk is. Tijdens de vakantie gaat het werk vaak door.

Creëer een gedeeld overzicht. Gebruik een digitaal planbord of online tool (zoals Excel, Google Calendar of speciale planningssoftware) waarin iedereen zijn gewenste data kan invullen.

Weigeren bij zwaarwegende belangen

Leg uit dat u een vakantieverzoek mag weigeren bij zwaarwegende bedrijfsbelangen, zoals:

• een dreigend personeelstekort waardoor het werk stil komt te liggen;
• een piekperiode (zoals de feestdagen of zomer) waarin aanwezigheid noodzakelijk is;
• meerdere collega’s die tegelijk vrij willen op een moment dat niet iedereen gemist kan worden;
• de continuïteit of veiligheid van het bedrijf komt in gevaar.

Medewerkers komen er niet uit?

Soms lukt het collega’s niet om onderling tot overeenstemming te komen. Dan is het aan de leidinggevende of planner om knopen door te hakken. Hoe kunt u dat aan pakken?

Luisteren. Vraag aan iedere medewerker de reden voor hun keuze voor hun vakantieperiode te motiveren. Soms blijkt er ruimte te zijn voor een compromis als er beter wordt geluisterd en de redenen genoemd worden. Als bijv. een medische of sociale reden aan een verzoek ten grondslag ligt, dan werpt dat een ander licht op het verzoek. Tip.  Voorkom dat een minder assertieve medewerker vaak aan het korte eind trekt. Leg vast als een medewerker dit jaar de door hem gewenste periode niet krijgt. Dit is wisselgeld voor volgend jaar. Communiceer dit ook.

Hanteer duidelijke criteria. Maak op basis van objectieve criteria een keuze, bijv.:

• Wie is er vorig jaar in dezelfde periode weggeweest?
• Is er iemand gebonden aan schoolvakanties?
• Zijn er al andere verlofdagen gepland?
• Wat is de reden van het verlof (een operatie, bezoek aan terminaal familielid)?

Wees transparant. Transparantie is belangrijk om draagvlak te houden. Licht genomen beslissingen altijd toe en geef aan dat er geprobeerd is zo eerlijk mogelijk te handelen. Dat voorkomt gedoe.