ADMINISTRATIE - 10.05.2008

Weg met de papieren factuur?

Nieuwe trend? Steeds meer bedrijven stappen over op het uitreiken van digitale facturen. Met name de grote jongens, zoals de energiebedrijven, maar ook de telefonie- en internetaanbieders proberen u te porren. Uiteindelijk zal ook de rest van het bedrijfsleven er de komende jaren vermoedelijk niet aan ontkomen. Uit een ander onderzoek blijkt dat het bedrijfsleven maar liefst 10 miljard euro kan bezuinigen ingeval wordt overgestapt op elektronische facturering. Klinkt goed, maar wél erg kort door de bocht. Waarom?

Haken ook onder ogen zien …

Invoeren van digitale facturering is nog niet zo simpel. Uw afnemer moet namelijk expliciet instemmen met uw verzoek om digitale facturering. U moet daarom vastleggen welke afnemer van u hiermee wél instemt en welke niet. Dat betekent voor u juist wél een administratieve lastenverzwaring. Ook dient u uw afnemer via elke digitale factuur weer in de gelegenheid te stellen zijn keuze ongedaan te maken. Tip. Door invoering van een administratieve kostenopslag bij de papieren factuurvariant kunt u wellicht helpen uw klant aan zijn keuze te houden.

Zonzijde. Uw voordeel zal met name gelegen zijn in het feit dat u uw complete administratie op het digitale systeem kunt aanpassen. Van inkoop tot verkoop, via koppeling aan de digitale factuur kan uw gehele bedrijfsproces sneller en met minder fouten verlopen. Uw hele voorraadadministratie wordt geluidloos bijgewerkt doordat via de digitale factuur exact blijkt welk onderdeel of product het magazijn heeft verlaten, waardoor uw inkoop ook automatisch kan plaatsvinden als de kritische voorraadgrens in zicht komt. Aanmaning van debiteuren vindt eveneens automatisch plaats.

Tevens hoeft u slechts eenmalig naam en adres van uw afnemer vast te leggen. Ook de geleverde goederen of producten behoeven niet langer voluit op de factuur te worden omschreven; een code volstaat. En die code is natuurlijk weer gekoppeld aan diverse parameters binnen uw onderneming.

Schaduwzijde. Uiteraard is de zonzijde het ideale plaatje. Computerperikelen en softwareaanpassingen drijven ondernemers echter vaak tot razernij. En uiteraard dient ook uw personeel ermee om te kunnen gaan. Tip. Let bij aanbiedingen dan ook niet alleen op de kosten en begeleiding tijdens het traject van ingebruikname, maar ook op mogelijkheden en kosten van bijscholing.

U mag gerust kiezen voor een andere facturatiemethode, maar u moet dat dan wel vooraf bij de Belastingdienst melden.

Als uw keuze is gemaakt, wat dan?

Besluit u tenslotte tot invoering, dan dient u een systeem te kiezen dat gebruikmaakt van een ‘geavanceerde elektronische handtekening’ of ‘EDI’ (Electronic Data Interchange). De Belastingdienst eist namelijk dat de authenticiteit en de herkomst van de factuur, alsmede de integriteit van de inhoud kan worden gewaarborgd en niet eigenhandig kan worden aangepast door de ontvanger.

Let op. Ook bij het bewaren van aan u uitgereikte digitale facturen dient de authenticiteit te zijn gewaarborgd. Tevens moeten de facturen bij een controle snel ‘zichtbaar’ te maken zijn.

Tip. Invoering van digitale facturering komt sneller dan u denkt. Kijk eerst de kat uit de boom en bespreek met uw adviseur òf, en zo ja, op welk moment u instapt en laat u vooraf goed informeren over de (on)mogelijkheden voor uw bedrijf.