Outlook in het kwadraat
Outlook blijft, zeker in een professionele omgeving, een populaire e-mail- en agendatoepassing. Wij geven u vier concrete tips voor een beter gebruik.
Handige back-up
Met Personal Folders Backup van Microsoft (http://www.microsoft.com/downloads/ - tik ‘PFBackup’ in in het zoekveldje) zorgt u alvast voor een back-up van uw e-mailmappen op vaste tijdstippen. Tijdens het installeren van deze plug-in, sluit u Outlook het best af. Na de installatie is er aan het Bestand-menu van Outlook de optie Back-up toegevoegd. Bij het uitvoeren van een back-up kunt u kiezen voor uw persoonlijke mappen en/of de archiefmappen en u kunt de gewenste bewaarlocatie instellen (bv. een externe harde schijf). Tip. In die back-up worden meteen ook uw inbox, uw calendar én uw contacten opgenomen. Let op! Specifieke mappen back-uppen kan niet: het is alles of niets. Via de reminder kunt u opgeven wanneer u opnieuw herinnerd wilt worden om een volgende back-up te maken. Later kunt u eventueel een bewaarde back-up (een .pst-bestand) opnieuw gebruiken via de Open backup-knop. Deze plug-in werkt met Outlook 2002, 2003 en 2007.
Vlaggen voor de opvolging
In een overvolle inbox is het vaak niet duidelijk welke mails u dringend moet beantwoorden, welke een specifieke opvolging vereisen, welke minder belangrijk zijn, enz. Door enkele mappen aan te maken (bv. Dringend, Pending, …), kunt u alvast wat orde in de chaos brengen. Ook via gekleurde ‘vlaggetjes’ kunt u het één en ander duidelijker maken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het bewuste mailtje, kies Opvolgen en selecteer één van de zes gewenste kleuren. Aan ú om een ‘systeem’ te bedenken in die kleuren! Wilt u alleen de mails met zo’n vlaggetje bekijken? Dat kan via Beeld; Rangschikken op; Vlag. U vindt ze echter ook allemaal terug via Zoekmappen; Voor opvolgen in het linkermenu. Is een mailtje afgehandeld, dan kunt u het vlaggetje ook opnieuw verwijderen (kies via de rechtermuisknop Markering wissen) of vervangen door een ‘v’-teken door er gewoon op te klikken.
Meerdere agenda’s
Gebruikt u de agenda in Outlook voor uw planning en uw afspraken? Wist u dan dat u meerdere agenda’s kunt combineren? Zo kunt u er bv. een aparte aanmaken voor uw privé-afspraken of voor uw hobbyclub. Klik hiervoor op het menu Ga naar en kies de optie Mappenlijst. In het linkermenu verschijnen nu uw e-mailmappen. Klik daar met de rechtermuisknop op Persoonlijke mappen, kies Nieuwe map en geef een naam in (bv. ‘Privé’). Kies dan de optie ‘Agendaitems’ onder Map bevat. Daarna selecteert u in het menu Ga naar opnieuw de optie Agenda. Onder Mijn agenda’s treft u nu deze extra agenda aan. Door die aan te vinken, wordt die weergegeven naast de standaardagenda, maar in een andere kleur.
Makkelijker vergaderen
Om makkelijk een vergadering te plannen, kunt u ook Tungle (http://www.tungle.com) overwegen. In deze aparte applicatie worden automatisch uw contacten vanuit Outlook geïmporteerd. U selecteert in de linkerkolom de genodigden en u selecteert op de kalender een aantal mogelijke data voor de meeting. Na een druk op de knop ontvangen ze uw uitnodiging per e-mail. Hierin klikken ze door naar een webpagina waarop ze kunnen aangeven welke tijdstippen goed uitkomen voor hen. Tungle zoekt dan zelf een moment waarop iedereen vrij is: iedereen krijgt een mail en u kunt uw Outlook-agenda automatisch laten blokkeren voor de bewuste meeting.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.