KAS - KASREGISTER - 12.03.2010

Heeft u ook een meeloper?

Wat is een meelooprol eigenlijk?

Veel kassasystemen kennen een zogenaamde meelooprol. Dus naast de kassarol die een bonnetje afgeeft, slaat een tweede kassarol in de kassa zelf nog eens alles op. Die heeft u natuurlijk niet nodig, want u noteert en bewaart de rest van uw administratie al keurig. Of ligt het niet zo eenvoudig?

Let op. De meelooprol die in uw kassasysteem zit is een onderdeel van uw administratie en dient dus bewaard te blijven. Ook voor het bewaren van de meelooprol zijn spelregels. U dient de meelooprollen geordend te bewaren zodat ze in een kort tijdsbestek te raadplegen zijn. U kunt ze niet lukraak deponeren in een grote verhuisdoos en straks bij een controle zeggen: hier staan ze, zoek het maar uit.

Bedoeld voor u als horecaondernemer

De meelooprol is in eerste instantie bedoeld als een controlemiddel. ‘Ja, voor de Belastingdienst zeker’ zult u denken.

Kascontrole. Als bij het afsluiten van de kassa aan het einde van de dag er een verschil is in de omzet die de Z-afslag aangeeft en wat er werkelijk aan geld in de kassa zit, dient u dit te controleren. De meelooprol geeft dan mogelijk de oplossing. Hierop kunt u namelijk zien of er mogelijk onduidelijkheden geregistreerd zijn. Dat kan immers onbewust zijn gebeurd (foutieve aanslag) of bewust (fraude). Zaak voor u om daar achter te komen, toch?

Nog een controlemiddel. Ook kunt u op de meelooprol zien of uw personeel omzet heeft teruggeboekt zonder dat u daarvan op de hoogte bent. Of om te checken of alles keurig wordt aangeslagen.

Conclusie? Een meelooprol is dus veel meer als slechts een controlemiddel voor de Belastingdienst.

Tip. Wees niet bang om de meelooprol te bewaren, u heeft als horecaondernemer niets te verbergen, toch? Zet hem zelf in als controlemiddel.

Daar trappen wij niet in

Als u een oude kassa in gebruik heeft, wil de Belastingdienst een excuus als: kosten, duur, ongemakkelijk, loopt steeds vast etc. nog wel eens aanvaarden.

Let op. Als u een nieuwe kassa heeft gekocht, wekt zo’n antwoord als een rode vlag op een stier; u heeft wat te verbergen. Althans dat vermoedt de fiscus dan al gauw. U gaat immers geen dure nieuwe kassa aanschaffen en dan geen meelooprol gebruiken, dan had u wel een eenvoudigere en goedkopere kassa aangeschaft.

Let op. Ook bij de nieuwste elektronische kassa’s zit een meelooprol die u echter niet ziet; de harde schijf. Hierop worden alle gegevens opgeslagen die door experts uitgelezen kunnen worden. Informeer hierna bij uw leverancier van uw kasregister.

Wat vinden rechters daarvan? In een eerdere uitspraak van een rechter werd niet zoveel aandacht geschonken aan het wel of niet bewaren van de meelooprol. Hij vond dat er voldoende aanwijzingen waren die bevestigde dat de omzet juist was aangegeven. De inspecteur werd met onverrichte zaken weer naar huis gezonden. Echter, een andere rechter kan een heel andere mening hebben en heel veel waarde hechten aan het wel of niet bewaren van de meelooprol (bewaarplicht zoals reeds eerder vermeld).