AUTOMATISERING - 27.03.2017

Het e-mailadres van uw ex-werknemer, houden of niet?

Goed werkgeverschap en privacy

Vinger aan de pols. Na het vertrek van uw accountmanager wilt u bijhouden of er nog zakelijkse e-mails in zijn inbox binnenkomen. U wilt immers geen klanten mislopen. Kunt u zonder problemen zijn mailbox ‘in de lucht’ houden en blijven bekijken?

Goed ex-werkgeverschap. Door een arbeidsrelatie met u aan te gaan, geeft de werknemer een deel van zijn privacy prijs. U moet daar als een goed werkgever mee omgaan. Dat moet u ook doen ten opzichte van uw ex-werknemer.

Verwerking persoonsgegevens

Belangen afwegen. Het controleren van de mailbox van uw (ex-)werknemer beschouwt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) als een vorm van verwerking van persoonsgegevens. In het kader van uw bedrijfsactiviteiten kan het inzien van zakelijke e-mails echter van groter belang zijn dan de privacybescherming van uw (ex-)werknemer.

Commercieel belang. U mag persoonsgegevens, zoals de mailbox van uw werknemer, alleen maar voor ’welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden’ verzamelen. Klantencontact en relatiebeheer kunnen zo’n gerechtvaardigd doeleind zijn voor het controleren van de inbox.

Gerechtvaardigd belang

Toestemming. U mag er - gezien de afhankelijksrelatie - niet te snel van uitgaan dat een (ex-)werknemer wel toestemming heeft gegeven voor een check van zijn e-mails. Ter behartiging van een gerechtvaardigd belang mag u als werkgever de inbox controleren. Denk daarbij aan een belangenafweging: uw zakelijke netwerk beheren versus het privacybelang van uw werknemer.

Tip. Neem daarbij de volgende aandachtspunten in acht:

• De controle mag niet verder gaan en niet langer duren dan strikt noodzakelijk voor uw vooraf bekende gemaakte doeleinden.
• Pas ook minder ingrijpende technieken toe om uw doel te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan het actief informeren van klanten dat de account-manager niet meer bij u werkt en het instellen van een afwezigheidsmelding.
• Stel vooraf de werknemer op de hoogte dat u e-mails kunt controleren, ook na afloop van het dienstverband.
• Maak een onderscheid tussen zakelijke en privé- e-mails. Behalve bij een ernstige verdenking van een strafbaar feit, mag u geen privé-e-mails lezen. Aan de afzender en het onderwerp ziet u vaak of het privé is of niet.
• Maak ook een onderscheid tussen werknemers met en zonder een vertrouwensfunctie. U mag geen e-mails lezen tussen or-leden of met de bedrijfsarts.
• Houd een account niet te lang aan. De Wbp kent geen termijn. Wel kent de wet een administratieve bewaartermijn van bijvoorbeeld twee jaar. Afhankelijk van de functie en het klantencontact kan de termijn langer of korter zijn. Voor een relatiebeheerder zal 12 maanden redelijk zijn, maar voor een secretaresse niet.