ADMINISTRATIE - 17.12.2020

Bewaarplicht, wat mag u opschonen per 2021?

Bewaarplicht

Als administratieplichtige bent u verplicht om de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die fiscaal relevant kunnen zijn, gedurende zeven jaar te bewaren (art. 52 lid 4 AWR) . De bewaarplicht ontstaat zodra de gegevens niet langer tot de (jaar)administratie behoren.

Herzieningstermijn. Gegevens met betrekking tot onroerende zaken moet u negen jaar bewaren, volgend op het jaar waarin het vastgoed in gebruik is genomen. Dit in verband met de btw-herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting.

Actualiteitswaarde. Zolang gegevens echter nog actueel zijn, behoren deze nog tot de (jaar)administratie. Pas op het moment dat de actualiteitswaarde vervalt, start bijv. pas de bewaartermijn van zeven jaar. Denk aan een leasecontract van vijf jaar, dat pas na vijf jaar zijn actuele waarde verliest. Vanaf dat moment start pas de bewaartermijn van zeven jaar!

Mini One Stop Shop-regeling (MOSS-regeling). Levert u digitale diensten, zoals telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten aan particulieren in andere EU-landen, dan geldt er een bewaartermijn van tien jaar na afloop van het jaar van levering van de diensten.

Overige bewaartermijnen. Inzake de loonadministratie en ook ingevolge de AVG, kunt u te maken krijgen met afwijkende bewaartermijnen. Fiscale bewaartermijnen hebben dan voorrang op de AVG.

Download twee overzichten Bewaartermijnen van https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 4, nr. 9.

Wat mag u opruimen?

Nadat de wettelijke bewaartermijn voor u is verstreken, mag u de basisgegevens van uw administratie opruimen, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie, de kasadministratie, de voorraadadministratie en de gegevens die hieraan ten grondslag liggen, zoals agenda’s, prijslijsten, kassarollen, afspraakboeken, inkoopfacturen, verkoopfacturen, kladaantekeningen en contracten. Dit geldt eveneens voor e-mails en elektronische bestanden met financiële informatie.

Wat moet u niet opruimen? Het volgende moet u niet na zeven jaar opruimen:

• vaststellingsovereenkomsten die u heeft gemaakt met de Belastingdienst;
• beschikkingen;
• huwelijkse voorwaarden;
• testamenten;
• schenkingsovereenkomsten;
• oprichtingsakten;
• statuten;
• fiscale verkrijgingsprijzen;
• notulen die gaan over bestuurs- en beheersdaden.

Hoe opruimen?

U bent wettelijk verplicht om persoonlijke informatie (van anderen) deugdelijk te vernietigen volgens de privacywetgeving en de Wet bescherming persoonsgegevens. Dit doet u door gebruik te maken van minimaal een DIN P-3 papierversnipperaar (verkrijgbaar vanaf € 50) of door de gegevens door een bedrijf op afroep gecertificeerd te laten vernietigen.