E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 05.10.2021

Heldere taal in uw e-mail

Wanneer e-mail gebruiken?

Overweeg eerst of e-mail wel het geschikte medium is voor uw bericht. Kreeg u bijv. van een collega een bericht waar u helemaal niet mee akkoord bent of maakt u zich boos over een leverancier, dan houdt een e-mailconversatie veel risico’s tot misverstanden in en kunt u eigenlijk beter even bellen. Voor onderwerpen waarvoor veel over en weer gediscussieerd moet worden, wijkt u beter uit naar een chatapp, zoals Slack. E-mail is vooral ideaal voor niet te lange of te korte boodschappen, voor het doorgeven van actiepunten, voor het delen van informatie of voor conversaties die weinig interactie vergen.

Hallo!

Door enkele etiquetteregels te volgen, maakt u een meer professionele indruk. Begin uw bericht altijd met een begroeting waarin u uw contact echt aanspreekt, bijv. ‘Beste mevrouw Janssens’. Een formele ‘Geachte’ of ‘Beste’ zonder meer komt onpersoonlijk of zelfs onbeleefd over. Personen waar u een persoonlijke band mee heeft, kunt u natuurlijk wat losser aanspreken. Rond uw e-mail ook altijd af met een mooie afsluiter. ‘Vriendelijke groeten’ of ‘Hartelijk dank’ komen altijd goed aan. Vermijd afkortingen, zoals ‘mvg’, dat geeft de indruk dat u geen moeite wilt doen.

Structuur

Een goede structuur zet uw bericht kracht bij. Vaak kunt u uw bericht opdelen in twee blokken.

1. Begin uw bericht met het duidelijk maken van uw doel: welke actie verwacht u, wat wilt u vragen? Dit werkt het beste als u heel concreet vertelt wat u wanneer nodig heeft, bijv. ‘Kun je me ten laatste donderdagavond de verkoopcijfers van product X voor september bezorgen?’. Als u meerdere acties verwacht, breng dan ook wat structuur aan met bullets of met een prioriteitenlijstje. Vraag eventueel bevestiging of uw verzoek duidelijk en haalbaar is.
2. In het tweede deel van uw bericht geeft u meer context of achtergrond. Leg bijv. uit waarom u deze cijfers nodig heeft of hoe uw contactpersoon de cijfers kan opvragen of verwerken.

Let erop dat uw e-mail niet te lang wordt. Tip 1.  Moet u uitgebreide informatie delen, dan kunt u deze beter als een bijlage meesturen, zodat de e-mail zelf kort en krachtig blijft. Tip 2.  Gebruik afbeeldingen of tekeningen als dit uw bericht kan ondersteunen of inkorten (een beeld zegt meer dan duizend woorden).

Signalen

Het is ook belangrijk om te letten op de verschillende signalen die u uitzendt in uw bericht.

Kies voor uw e-mail een duidelijk, informatief maar niet te lang onderwerp. Vaak wordt er op basis van het onderwerp al beslist om een e-mail wel of niet te lezen, of het om iets belangrijks gaat, enz.

Voeg niet zomaar extra personen toe in CC. Als u bijv. bij een e-mail naar een collega zijn of uw baas toevoegt, kan dit op uw collega al overkomen als een alarmsignaal. Als u te veel personen toevoegt, zal misschien iedereen afwachten om actie te nemen op uw vraag of zal iedereen zijn zegje willen doen, waardoor de e-mailconversatie onoverzichtelijk wordt.

Uw taalgebruik draagt bij tot de uitstraling van uw bericht. Met heldere, korte zinnen en correct taalgebruik komt u professioneel over. Ga in een zakelijke e-mail voorzichtig om met smileys, grapjes of typische afkortingen uit chats.