PERSONEEL - 06.12.2021

Laptop van de zaak bij thuiswerken en loonheffingen

Alweer thuiswerken …

Contact onderhouden. Thuiswerken functioneert alleen als het mogelijk is om het contact tussen werkgever en werknemer, maar ook tussen werknemers onderling te onderhouden. Ook als dit eerder niet per se nodig leek, is nu dan misschien toch het moment aangebroken om het onderhouden van contact te faciliteren. Vaak zal daarvoor een laptop aan de medewerker ter beschikking worden gesteld. Daarbij zijn allerlei fiscale regels van toepassing. Waar moet de werkgever rekening mee houden?

Werkkostenregeling

Regels voor vergoedingen. De regels voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn opgenomen in de zogenaamde ‘werkkostenregeling’. Deze regeling lijkt duidelijk: alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen loon. Om het redelijk te houden zijn er veel uitzonderingen opgenomen.

Computers en dergelijke. Als uitzondering op de hoofdregel geldt een uitzondering voor het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen, e.d. Voor deze apparatuur geldt een zogenaamde ‘gerichte vrijstelling’. In de praktijk gaat het veelal om computers en mobiele communicatieapparatuur. Voor het gemak hebben we het hierna alleen over een laptop.

Gericht vrijgesteld. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een laptop zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:

• de laptop is naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (het noodzakelijkheidscriterium);
• de werknemer moet de laptop teruggeven of de restwaarde van de laptop aan de werkgever betalen als deze niet meer nodig is voor de dienstbetrekking;
• de voorziening mag geen onderdeel zijn van een cafetariaregeling.

Op https://www.tipsenadvies.nl , Download Zone, jaargang 5, nr. 8 vindt u de checklist Onbelaste vergoedingen thuiswerken.

Wat is ‘noodzakelijk’?

Thuiswerken. In de huidige situatie waarin thuiswerken de norm is, is contact houden met werknemers belangrijk en kan een laptop bijna altijd worden beschouwd als noodzakelijk.

Privévoordeel. Als de werknemer privévoordeel heeft van de laptop, hoeft de werkgever dit niet tot het loon te rekenen. Tip. De werkgever mag de werknemer een eigen bijdrage vragen als de werknemer extra ‘luxe’ apparatuur wil.

Houden. Als de werknemer de laptop niet teruggeeft of de restwaarde niet aan de werkgever vergoedt, moet de werkgever vanaf het moment dat de werknemer de laptop niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. Tip. Zolang het dringende thuiswerkadvies blijft bestaan, zal dit niet snel voorkomen, tenzij de werknemer uit dienst gaat.

Bewijslast. De werkgever zal niet snel in een discussie met de fiscus belanden over de noodzaak van een laptop. Gebeurt dit toch, dan moet de fiscus bewijzen dat deze niet noodzakelijk is.