Met ‘Snelle stappen’ sneller werken in Outlook

U vindt de knop Snelle stappen midden bovenaan het Start -lint. U klikt op deze knop en kiest de juiste snelle stap, die dan meteen op het geselecteerde bericht wordt toegepast. Let op.  Dit geldt voor de Outlook-software; de webdienst Outlook.com ondersteunt jammer genoeg geen snelle stappen.

Standaard ingebouwde snelle stappen

Standaard is er al een aantal snelle stappen beschikbaar die u meteen op een geselecteerde e-mail in uw Postvak IN kunt loslaten. Zo kunt u met de snelle stappen Aan manager en E-mail aan team een bericht doorsturen naar uw baas of naar uw teamleden. De eerste keer dat u deze snelle stap gebruikt, wordt u om het e-mailadres van uw baas of uw teamleden gevraagd. Als u dit eenmaal heeft opgegeven, kunt u met één druk op de knop de e-mail versturen.

Met de snelle stap Gereed kunt u een e-mail meteen als gelezen markeren en naar een bepaalde map verplaatsen. Dat is handig als u bijv. met een map Afgehandeld werkt, waarnaar u alle berichten verplaatst die u al afgehandeld heeft. Met de snelle stap Antwoorden en … kunt u een e-mail beantwoorden en het oorspronkelijke bericht meteen laten verwijderen.

Zelf snelle stappen definiëren

U kunt ook zelf snelle stappen op maat maken: selecteer Nieuwe maken en kies vervolgens de acties die u wilt uitvoeren, bijv.: Naar map verplaatsen , Bericht markeren , Bericht beantwoorden of doorsturen , Vergadering of taak maken of een combinatie van deze acties.

Voorbeelden van nuttige snelle stappen

Sollicitaties beantwoorden. Als u vaak e-mails ontvangt van mensen die spontaan solliciteren bij uw bedrijf, dan kunt u daar via een snelle stap Sollicitatie beantwoorden meteen op antwoorden. U kiest als actie Beantwoorden en dan vult u bij de Opties in het veld Tekst bijv. in: “Bedankt voor uw interesse in ons bedrijf. Ik stuur uw sollicitatie door naar onze hr-afdeling”. In het Bcc- veld vult u dan het e-mailadres in van iemand van uw hr-afdeling. Ten slotte kiest u als volgende actie Bericht verwijderen , zodat het ontvangen bericht weer uit uw inbox verdwijnt.

Ter bespreking doorsturen. Soms wilt u een e-mail niet zelf beantwoorden, maar eerst ter bespreking aan uw teamleden doorsturen. U zou dan een snelle stap Ter besprekingdoorsturen kunnen maken. Daarin kiest u als actie Doorsturen , u vult uw teamleden in en bij de Opties vult u in het Onderwerp -veld in: Ter bespreking: <onderwerp> . Uw teamleden ontvangen dan de oorspronkelijke e-mail, doorgestuurd met het oorspronkelijke onderwerp, voorafgegaan door Ter bespreking: . Als u dat wilt, kunt u daar nog de actie Nieuwe vergadering aan toevoegen. Zo wordt er ook meteen een vergaderverzoek voor uw teamleden opgemaakt, zodat u een vergadering inplant om de e-mail gezamenlijk te bespreken. Tip.  U kunt ook een sneltoetscombinatie aan een bepaalde snelle stap toekennen om nog sneller een snelle stap op een e-mail te laten toepassen.