PERSONEEL - 22.01.2008

Gelukkig wel minder loonadministratieve lasten!

Voor de eerste werkdag. U moet ervoor zorgen dat u een gedagtekende en ondertekende ‘loon­belastingverklaring’ van uw werknemer in uw administratie heeft. Daarnaast moet u de identiteit vaststellen en een kopie van het identiteits­bewijs in uw administratie bewaren en u moet een eerstedagsmelding doen. Dit moet u gedaan hebben voordat de nieuwe werknemer aan de slag gaat. Kortom, een hoop gedoe.

Vrijstelling van formaliteiten

Voor bepaalde werknemers hoeft u echter niet alle formaliteiten in acht te nemen. Dat geldt voor:

Meewerkende kinderen. U mag de eerstedagsmelding en de loonbelastingverklaring achterwege laten, als u de vereenvoudigde regeling voor meewerkende kinderen toepast. De vereenvoudigde regeling houdt globaal in dat u de kinderen niet maandelijks verloont, maar slechts één keer per jaar na afloop van het kalenderjaar.

Opnieuw in dienst. Als u een werknemer in dienst neemt, die al bij u op de loonlijst heeft ge­­staan, hoeft u hem niet opnieuw een loon­belasting­verklaring te laten invullen en eerstedagsmelding te doen. Let op. Uw werknemer moet er echter voor tekenen dat zijn gegevens in de tussentijd niet zijn gewijzigd. Tip. Om eventueel gedoe achter­af met de Belastingdienst te voorkomen, kunt u in dit geval uw werknemer net zo goed een nieuwe loonbelastingverklaring laten invullen.

Artiesten en beroepssporters. Voor artiesten en beroepssporters bestaan aparte (hier onbe­sproken) regelingen met eigen formaliteiten.

Gepensioneerden. Voor gepensioneerden hoeft u alleen te beschikken over een ingevulde loon­belastingverklaring.

Uitzendkrachten. Zij staan op de loonlijst van het uitzendbureau. Het uitzendbureau heeft de verplichting aan alle formaliteiten te voldoen.

Let op. Betaalt u een deel van de factuur op een g-rekening van het uitzendbureau, dan moet u wel de identiteit vaststellen en de persoons­gegevens in uw administratie opnemen!

Fusie, overname en dergelijke

Bij een fusie, overname of splitsing kan het zijn dat er werknemers op de loonlijst van u als nieuwe werkgever komen te staan. Is er sprake van een voortgezette dienstbetrekking van de werk­nemers, dan kunt u alle formaliteiten achterwege laten. Let er dan wel op, dat u bij een controle over alle bescheiden kunt beschikken. Zorg er dus voor dat u weet waar deze zijn opgeborgen.

Overplaatsing binnen een concern. Concern klinkt misschien groot, maar twee of drie BV’s kunnen voor de loonheffingen ook al als een concern worden beschouwd. Omdat u al eens eerder alle formaliteiten in acht heeft genomen, hoeft dat niet nog eens als u een werknemer van de ene naar de andere BV overplaatst. Voorwaarde is dat de Belastingdienst op uw verzoek uw BV’s als een samenhangende groep aanmerkt.

Langere bewaarplicht

Bewaar een afschrift van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring in uw administratie. Voor deze gegevens geldt niet de normale bewaartermijn van zeven jaar, maar een langere.

Let op. Bewaar na het jaar van uitdiensttreding deze gegevens nog vijf kalenderjaren. Als een werknemer in de loop van 2007 uit dienst trad, bewaart u de gegevens nog tot en met 31.12.2012.