ADMINISTRATIE - 05.02.2008

Dat is de voorraad schuld meneer de fiscus …

Winstverschuiving … Een voorraadopname is een momentopname zoals op balansdatum 31 december 2007. Om te bepalen wat de inkoopwaarde was van de gerealiseerde omzet, moet uw boekhouder weten wat u begin van het jaar en eind van het jaar in voorraad had. Het verschil is vervolgens verbruikt, verloren gegaan door bederf of breuk, of voor eigen gebruik uit de voorraad onttrokken, dan wel is er meer/minder verkocht dan ingekocht. Wordt er nu bijvoorbeeld € 100,- te veel aan voorraad geschat, dan heeft u voor dat jaar € 100,- minder aan (inkoop)kosten van de winst kunnen aftrekken. Die winstaftrek verschuift dan naar het jaar erop.

… is geen aardverschuiving. Zo’n kleine winst- (of verlies)verschuiving is geen ramp en daar doet de fiscus dan in het algemeen ook niet heel moeilijk over. Wanneer dan wel?

Om een margetekort op te poetsen

U kunt zich voorstellen als uw winstmarge veel te laag is, dat een hogere voorraadtelling die marge omhoog krikt. Hoe hoger de voorraad, hoe minder geboekte inkopen, hoe hoger de winst. Let op. Als dat echter jaar op jaar zou plaatsvinden, dan komt er een moment dat die veel te hoge (theoretische voorraad) eens overgeboekt moet gaan worden naar de inkopen. Op dat moment ontstaat een behoorlijke margeval. Het is dus eigenlijk uitstel van executie om dat margetekort te nemen; alleen is het nu naar de toekomst geschoven.

Let op. Door de inmiddels digitale rekenprogramma’s is de fiscus bij een belastingcontrole in staat om zulke boekhoudkundige trucs boven water te halen, met alle gevolgen van dien. Men zal dan juist dieper in de boeken gaan duiken.

Kleine afwijkingen kunnen geen kwaad

Moet u zich nou ongerust maken als u eens een tel- of schatfout heeft gemaakt of iets vergeten heeft te tellen bij een voorraadtelling? Nee hoor. Grote (structurele) afwijkingen of telfouten kunnen echter wel structurele schade aan de winstmarge aanrichten. Voor zulke tekorten of flinke verschuivingen ten opzichte van eerdere jaren wil de fiscus wel graag uw verklaring hebben.

Waar het wel mis kan gaan?

Het is wel zo dat uw voorraadbeleid wel degelijk invloed kan hebben op uw winstmarges. Het gaat dan dus niet om de voorraadtelling, maar om de wijze waarop u die voorraad neemt en aanhoudt. Zo zal een veel te hoge voorraad niet alleen leiden tot kapitaalvernietiging (door rente- en waardeverlies), maar ook eerder leiden tot onbruikbare voorraad of een hogere uitval (bederf, verlopen houdbaarheidsdatum, etc.). Tegenover die inkopen komen dan geen opbrengsten meer te staan met als gevolg een omzet- en winsttekort.

Tip 1. Houd een logboek bij waarin u of uw medewerkers noteren als producten in de afvalton verdwijnen. U weet zo waar uw winst blijft en kunt zo tekorten makkelijker verklaren.

Tip 2. Zorg dat uw boekhouder die aantekeningen krijgt voordat hij uw jaarcijfers produceert.

Tip 3. Voorkom foute product- of btw-groepen. Dus alcoholvrij bier (6%) is geen voorraad bieren (19%) en leveren wijnen voor de keukenbereiding (6%) geen omzet wijnen op (19%).

Tip 4. Als u vindt dat uw vooraad minder waard is geworden (bijv. omdat u die wijn niet tegen de oude prijs kunt verkopen), dan mag u die gerust afwaarderen.