LOONHEFFING - 06.03.2008

Strengere eisen loonadministratie

Identificatie werknemer

Identiteitsbewijs. Bij indiensttreding moet een werknemer zich altijd bij u identificeren met een origineel en geldig paspoort of met een identiteitskaart. Meer geldige identiteitsbewijzen zijn: verblijfsdocumenten van de Vreemdelingendienst, een vluchtelingen- of vreemdelingenpaspoort.

Let op. Een rijbewijs is geen geldig identificatiebewijs.

Kopie maken. U moet als werkgever een kopie van het identiteitsbewijs maken. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn. U moet een kopie maken van alle bladzijden waarop informatie staat.

Werk- en verblijfstatus. Nieuw is dat vanaf 1 januari 2008 werkgevers ook de werk- en verblijfstatus van een werknemer moeten controleren.

Persoonlijke gegevens. Naast een kopie van het identiteitsbewijs moet de werknemer daarom zijn naam, adres, woonplaatsgegevens en burgerservicenummer aan u verstrekken.

Let op. Liggen deze gegevens niet of niet volledig vast in de loonadministratie, dan wordt deze werknemer als anoniem beschouwd en is in principe het anoniementarief van toepassing.

Anoniementarief

Toepassing van het anoniementarief houdt in dat u loonbelasting en premies volksverzekeringen moet afdragen tegen het tarief van 52%. Hierbij mag u geen rekening houden met de loonheffingskorting en premies die worden berekend over het volledige loon.

Let op. Het anoniementarief is ook van toepassing wanneer de werknemer onjuiste gegevens heeft verstrekt en u dit wist of redelijkerwijs moest weten.

Eerstedagsmelding

Eerstedagsmelding. Naast het vaststellen van de identiteit moet u als werkgever tevens iedere nieuwe werknemer bij de Belastingdienst aanmelden (eerstedagsmelding). Dit moet gebeuren uiterlijk de dag vóórdat de werkzaamheden starten.

U mag de eerstedagsmelding alleen op de eerste werkdag doen als dat ook de dag is waarop u uw werknemer aanneemt. U moet de eerstedagsmelding dan wel vóór het begin van de werkzaamheden doen.

Boete. Bij het niet of te laat doen van een eerstedagsmelding (EDM) kan de Belastingdienst een boete opleggen.

Zesmaandenfictie. Per 1 januari 2008 is hier een sanctie aan toegevoegd. Indien de Belastingdienst constateert dat u geen EDM heeft gedaan, wordt ervan uitgegaan dat de werknemer al zes maanden bij u in dienst is. Deze zesmaandenfictie geldt ook indien een werknemer niet is opgenomen in de loonadministratie.

Tegenbewijs. Alleen indien u kunt aantonen dat de werknemer korter in dienst is, wordt de naheffing beperkt tot die kortere periode. Hiervoor kunt u alle mogelijke soorten bewijs aanleveren zoals werkroosters, getuigschriften, sollicitatiebrieven, functie van de werknemer elders, etc.

Let op. Echter, voor deze kortere periode wordt de werknemer nog steeds als anonieme werknemer beschouwd.

Tip. Voorkom aanzienlijke naheffingsaanslagen en/of boetes door bij indiensttreding van een werknemer onze checklist te gebruiken waarop alle formele verplichtingen staan vermeld.

U kunt deze checklist gratis downloaden van http://belastingen.indicator.nl (BT13.03.05).