BELASTINGEN - 12.06.2009

Fiscus op de vingers getikt inzake identificatieplicht

Hoe zat dat ook alweer? U moet uw werknemer vóór indiensttreding zorgvuldig identificeren en het paspoort of ID-bewijs controleren op echtheid. Voldoet u niet aan deze regel en krijgt u een loonbelastingcontrole, dan zal de Belastingdienst deze werknemer al snel als ‘anonieme werknemer’ aanmerken. Dat betekent dat u een loonheffing moet inhouden van 52% en premies werknemersverzekeringen moet afdragen. Ook loopt u het risico op boetes (al snel 25%) en renten. Gezien de grote gevolgen is het dus belangrijk deze regeling goed na te leven. Maar hoe?

ID-bewijs kopiëren en controleren?

Verlang een paspoort of identiteitskaart dat geldig is op het moment van indiensttreding.

Let op. Met een ongeldig document kan uw werknemer zich niet identificeren. U móét dan het anoniementarief toepassen.

Tip. Maak zelf een kopie. Zo kunt u makkelijker controleren of het een ‘echt’ identiteitsbewijs betreft.

De Belastingdienst in het hoekje …

De Belastingdienst is behoorlijk streng bij het beoordelen of u de identiteitspapieren wel voldoen­de gecontroleerd heeft op echtheid.

Zo zag de rechter dat. In een recente uitspraak heeft de rechter het oordeel van de Belastingdienst getoetst (LJN: BI3638). Wat gebeurde er? Tijdens de loonbelastingcontrole bij uw collega stelde de Belastingdienst vast dat er bij 14 werknemers niet voldoende was gecontroleerd op de echtheid van het ID-bewijs. Vette pech voor de fiscus, want de rechter zag dat even anders, namelijk als volgt.

Een werkgever behoeft zich niet zelf op de hoogte te stellen van allerlei echtheidskenmerken. Hierbij moet gedacht worden aan wel of geen kartelrandje aan een foto of de aangepaste opmaak van een bladzijde. Als de Belastingdienst hierover echter informatie verstrekt, moet deze informatie wél gebruikt worden. Een werkgever moet wél de in het oog springende gebreken zien.

Hoe doet u het goed?

Houd u ten aanzien van de identificatiebewijzen in ieder geval aan de volgende voorschriften:

1. zorg voor duidelijke kopieën;

2. ga naar http://www.identiteitsdocumenten.nl en ga na of de echtheidskenmerken kloppen;

3. pas het anoniementarief toe als u opvallende zaken constateert zoals hierboven besproken.

Tip. Als de Belastingdienst bij een controle constateert dat u de ID-bewijzen onvoldoende heeft gecontroleerd, beroep u dan op deze uitspraak en leg uit waarom de onjuistheden niet dermate in het oog springend waren dat u ze heeft gezien.

Waarop moet u alert zijn? U moet de identificatie als onjuist bestempelen:

• als de kopie bijna helemaal zwart is, zodat de afgebeelde persoon niet herkenbaar is;

• als een werknemer geïdentificeerd is aan de hand van een zogeheten ‘E-document’ (de verblijfskaart van een EU-onderdaan), terwijl het op dit document genoemde land géén EG lidstaat is;

• als de handtekening op het paspoort/ID-bewijs zeer sterk afwijkt van de handtekening;

• als de pasfoto scheef afgeknipt is;

• als een stempel die half op de pasfoto stond, niet doorloopt onder de pasfoto.