BTW - 14.08.2009

Pas op met onbekende leverancier!

Eisen aan factuur

Voor de btw-wetgeving moet iedere factuur in ieder geval bevatten:

• de factuurdatum en een factuurnummer;
• naam en adres van leverancier en afnemer;
• btw-nummer van de leverancier;
• de gefactureerde vergoeding, de gefactureerde btw en het toegepaste tarief;
• de aard en hoeveelheid goederen of diensten;
• de datum van aflevering.

Soms gelden nog aanvullende eisen, zoals bij auto’s of leveringen over de grens. Let op. Voldoet de factuur niet aan de eisen en heeft u - als u meedoet aan de btw - de btw toch in aftrek gebracht, dan heeft de fiscus het recht deze aftrek te schrappen. Er volgt dan een naheffingsaanslag. Vergeet u eens een keer het toegepaste tarief te vermelden, dan zal dit echt niet direct tot deze sanctie leiden, maar u kunt het risico maar beter niet lopen.

Elektronische factuur zeker controleren

Het kabinet staat positief tegenover elektronisch factureren en heeft de regels hiervoor onlangs versoepeld. Hierdoor zijn aan de opmaak van de factuur en aan de wijze van versturen geen voorwaarden meer verbonden.

Knoeien nu makkelijker. Het is bij een elektronische factuur extra oppassen, omdat hiermee nu eenmaal makkelijker is te knoeien. Zo kan men zich makkelijker als een ander voordoen. Denk bijvoorbeeld aan de recente fraude met de Kamer van Koophandel-nota’s. Ook kan een onderschepte elektronische factuur gewijzigd worden en bijvoorbeeld voorzien van een ander rekeningnummer. Controleer dus elektronische facturen grondig, zodat u niet de mist ingaat.

Hoe het mis kan gaan

Naam onbekend. Een foute naam is even fataal als geen naam op de factuur. Daar kwam een collega-ondernemer pijnlijk achter, die zijn zaak onlangs tevergeefs voor de rechter in Arnhem bracht (LJN: BI2617). Hij had goederen gekocht van een onbekende leverancier en was afgegaan op de goede indruk die deze maakte. De gegevens op de factuur klopten niet, zij behoorden tot een al jaren gefailleerd bedrijf.

Hoezo fataal? Overigens is een foute naam op de factuur niet altijd fataal, zo leert de rechtspraak. Zo is in het verleden een keer beslist dat een foute naam op de factuur nog acceptabel is, als er omtrent de identiteit van de ondernemer geen misverstand bestaat.

De juiste naam moet met andere woorden, dus uit de factuur kunnen worden afgeleid. Zo is in het verleden door de rechter beslist dat de juiste naam bleek uit een stempel op de factuur in combinatie met de vermelding van een rekeningnummer, dat op naam van hetzelfde bedrijf stond en waarnaar het bedrag van de factuur moest worden overgemaakt (LJN: AY6004).

Terug naar uw collega. Dit was in deze zaak niet aan de orde. De rechter stelde vast dat het teloorgaan van de btw-aftrek tot het risico van de afnemer behoorde. Een summiere controle van de gegevens van de leverancier zou immers aan het licht hebben gebracht dat er sprake was van fraude. Nu deze controle niet was uitgevoerd was het risico dan ook voor de afnemer.

Tip. Controleer facturen van onbekende ondernemers en check de gegevens bij twijfel. U loopt het risico de aftrek te verliezen als achteraf blijkt dat er gegevens ontbreken of niet kloppen.