E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 01.12.2009

Organiseer uw mail als een pro

Een goede organisatie moet ervoor zorgen dat u altijd een goed overzicht heeft over uw mail, dat u ge­­makkelijk berichten terugvindt en dat u geen berichten uit het oog verliest. Hieronder bespreken we de drie meest gebruikte strategieën voor het organiseren van mail. Welke strategie het best bij u past, is vooral een kwestie van persoonlijke voorkeur. Belangrijk is wel dat u zich bewust bent van de sterktes en de zwaktes van elke strategie.

Veel aparte mapjes

Bij die strategie maakt u een afzonderlijke map per thema, project en/of afzender. Verwerkte berichten verplaatst u zo snel mogelijk naar de juiste map en berichten die u niet meteen kunt afhandelen, blijven nog even in uw inbox. Het grootste voordeel daarvan is dat verwante berichten netjes samen staan in één map. Verder geeft die aanpak u een goed overzicht, zowel van uw archief als van uw inbox. Een nadeel is dat het kiezen van de ‘juiste’ map soms lastig is: sommige berichten kunnen immers thuishoren in meerdere mapjes. Het grootste probleem is dat u op termijn te veel mapjes dreigt te hebben. Het overzicht verdwijnt en u krijgt steeds meer moeite om de correcte bestemmingsmap te kiezen.

Tip 1. Overdrijf niet met het maken van mapjes. Het is bv. niet nodig om voor elke afzender of elke nieuwsbrief een map te maken.

Tip 2. Laat de niet meer actieve mappen uit uw beeld verdwijnen. Maak bv. een archiefmap waarin u oude mappen onderbrengt als submappen.

Alles in de inbox

Bij die strategie laat u alles in uw inbox staan. Wat pleit voor die strategie, is de eenvoud. Nogal wat webmailgebruikers kiezen die methode omdat mail verplaatsen bij webmail niet altijd even vlot gaat. Met de zoekfunctie vindt u toch vrij snel de berichten die u nodig heeft. Het nadeel is dat het overzicht erg snel verloren gaat. Een nog af te handelen mail kan snel uit het zicht en in de vergetelheid geraken. Tip 1. Maak gebruik van views om alleen bepaalde mails te zien, bv. alleen de ongelezen berichten. Tip 2. Laat berichten groeperen in threads (als uw e-mailpakket of uw webmail dat kan) zodat u mails van dezelfde discussie samen ziet. Tip 3. Plaats een vlag naast berichten die u niet meteen kunt afhandelen. Zo verliest u ze niet uit het oog. Gevlagde berichten komen bv. bij Outlook in uw takenlijst te staan.

De lege inbox

Bij die methode maakt u slechts drie mappen, elk met een speciale functie: Taken, Archief en Bezig. De bedoeling is dat u uw inbox zo snel mogelijk leegmaakt. Elk gelezen bericht schuift u meteen door naar één van de drie mappen. Berichten die een taak inhouden of verdere actie vereisen, gaan naar Taken. Berichten waar u niets mee hoeft te doen, maar die u wel wilt bewaren voor later, gaan naar Archief. Mail i.v.m. projecten waar u actief mee bezig bent, gaan naar Bezig. Het voordeel van die aanpak is de heldere structuur. Afgehandelde mail verdwijnt direct uit uw zicht, actuele zaken heeft u altijd bij de hand en uw lijstje met to do’s staat mooi in een aparte map. Het nadeel is dat die aanpak discipline vergt: u moet de mappen Taken en Bezig regelmatig nakijken en opruimen. Tip 1. Maak er een gewoonte van om die mappen op een vaste dag in de week op te ruimen.

Tip 2. Heeft u veel lopende projecten, dan kan het toch doeltreffender zijn om per project een afzonderlijk Bezig-mapje te maken.