PERSONEELSBELEID - 30.06.2010

Delegeren; zo doet u dat!

Wat is ‘delegeren’?

‘Delegeren’ is niet: commanderen of instrueren. De­­legeren is de verantwoordelijkheid voor een taak in handen geven van een medewerker die u daar capabel voor acht. U draagt dus niet alleen een taak over, maar ook de bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Delegeren wordt belangrijk als:

• het drukker wordt en u niet aan uw kerntaken toekomt;
• u werk doet dat anderen zouden moeten doen;
• u te duur bent voor de taak;
• een ander het beter kan.

Delegeren is investeren

Veel leidinggevenden zijn bang om te delegeren, omdat ze het zelf toch beter kunnen én omdat ze denken: “Voordat ik het heb uitgelegd, heb ik het zelf al gedaan.”

Zie delegeren echter als een investering, want het staat vast dat delegeren voor de werknemer zeer motiverend werkt. U zou wel eens positief verrast kunnen zijn door wat de werknemer allemaal ‘in petto’ heeft.

Wat en aan wie delegeren?

Het is belangrijk om te weten wát u wilt delegeren, hoe en aan wie. Niet alle taken zijn geschikt om te delegeren. Neem uw functie als uitgangspunt en bepaal voor uzelf wat uw eigen kerntaken zijn. Vraag u vervolgens af wat niet (meer) bij uw functie hoort. Kijk vervolgens naar de functies en de kundigheden van de werknemers. Welke taken horen echt bij welke functies en welke taken die u wilt delegeren, kunt u koppelen aan wie?

Let op. Het gaat er nu dus om te bepalen welke vaardigheden en kennis horen bij een taak en wie het meest geschikt is om die over te nemen. Het moet iemand zijn die na wat inwerken de taak zelfstandig kan gaan overnemen.

Hoe delegeren?

Als u weet wat u wilt delegeren en aan wie, dan moet u het hem of haar nog vertellen. Leg uit waarom u juist voor die werknemer heeft gekozen, om welke taak het gaat en welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden daarbij horen. Delegeer bij voorkeur een hele taak, geen deeltaken. Vertel erbij wat het resultaat moet zijn. Geef vervolgens aanwijzingen en zeg hoe de taak in grote lijnen gedaan moet worden. Maak afspraken over het inwerken en stel samen instructies op.

Pas voor deze valkuilen

• U vertelt niet goed genoeg wat u exact van de werknemer verwacht.
• U stuurt veel te veel bij en geeft de werknemer te weinig ruimte om de taak zelfstandig uit te voeren. Dit is uw grootste valkuil. U heeft die taak tenslotte een hele tijd zélf uitgevoerd en nu doet iemand het misschien wel helemaal anders. Misschien zelfs niet zo goed en efficiënt als u het deed. Vraag u nu dan af of het wellicht zo niet toch goed genoeg is.
• U controleert helemaal niet. De werknemer kan uw expertise goed gebruiken. Evalueer daarom tussentijds, maar laat de werknemer zelfstandig zijn weg vinden.
• Pas op voor valse verwachtingen. Leidt de nieuwe taak wellicht tot een promotie van de werknemer, leg dan goed uit wanneer aan welke voorwaarden moet worden voldaan.

Tip. Leg dit eventueel schriftelijk vast in een tussentijds functioneringsgesprek.