PERSONEELSBELEID - 06.02.2012

Hoe voer ik een slechtnieuwsgesprek?

Goed voorbereiden ... Bereid slecht nieuws al­­tijd voor. Denk aan de opbouw van het gesprek en leef u in in de belevingswereld van de ander. De opbouw kent een aantal fasen en een structuur.

De voorbereiding

... is het halve werk. Houd de kern van de boodschap voor ogen. Wat wilt u bereiken? Heb argumenten, oplossingen en afspraken paraat. Scheid hoofd- en bijzaken. Let op. Nodig de medewerker, ná uw voorbereiding, kort voor het gesprek uit.

Naast een inhoudelijk voorbereiding is er een relationele voorbereiding nodig. Leef u in in de ander. Het goed inschatten en omgaan met de emoties van de ander voorkomt verrassingen. Probeer zaken door de bril van de medewerker te bekijken.Tip. Vergeet uw eigen emoties niet. Irrationele uitlatingen of gedrag en verbale en non-verbale kritiek van de ander hebben ook op ú impact.

Gespreksstructuur

• Bouw het gesprek goed op. Begin formeel en geef de aanleiding van het gesprek kort en zakelijk aan met de bijbehorende argumenten. ‘Kees, je bent hier, omdat ik slecht nieuws te melden heb over …’ Laat dan even een pauze vallen voor een reactie en voor de verwerking van het nieuws. Tip. Houd een werkbare afstand en wees krachtig, maar niet afstandelijk.
• Geef ruimte aan en toon begrip voor de reactie van de ander en ga terug naar uw boodschap.
• Ga daarna in op de vervolgprocedure. Maak een afspraak voor de volgende stap(pen) en sluit het gesprek formeel af.

Argumenten

Argumenten zijn belangrijk om begrip te kweken voor de beslissing en om uw beslissing ook juridisch te onderbouwen. Gebruik max. 2 argumenten, want er meer noemen werkt contraproductief. Uw argumenten moeten ertoe leiden dat de kernboodschap wordt geaccepteerd en dat de relatie zo min mogelijk wordt geschaad.

De communicatie. Houd het gesprek formeel, maar let op de reactie van de werknemer. Hoe u iets zegt en hoe iets opgepakt wordt, kunt u aflezen aan signalen in houding, stem, ogen en gezichtsuitdrukking. Pas uw communicatie eventueel aan. Leg iets meer uit of laat een stilte vallen. Tip. Houd oogcontact en wees betrokken.

Ruimte voor verwerking(sfasen). Slecht nieuws heeft vaak met ingrijpende situaties te ma­­ken en vraagt verwerkingstijd. Luister goed, be­­noem emoties (‘Ik zie dat je geïrriteerd bent ...’) en geef ruimte aan de ander om zich uit te spreken. Inzicht in inlevingsvermogen en in de verwerkingsfasen van emoties helpen om het gesprek niet uit de hand te laten lopen.

Valkuilen op een rij

Uitstelgedrag. Stel niet uit en draai niet om de brij heen. Breng de kernboodschap direct en maak het nieuws niet mooier dan het is.

Verantwoordelijkheid. Ga geen smoesjes verzinnen en de schuld bij anderen neerleggen. Ú draagt de verantwoordelijkheid en neemt de beslissing.

Neem tijd. Geef ruimte voor reacties en ga daar professioneel mee om.

Schriftelijk melden. Breng de boodschap mondeling en bevestig haar schriftelijk.