Wat wil de fiscus nu van uw administratie?

Voor de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting (als u een bouw-BV heeft), voert de administratieverplichting die geldt voor uw bouwbedrijf erg ver, omdat alle baten en lasten moeten kunnen worden afgeleid uit het proces van het ‘feitelijk bedrijfsgebeuren’.

Uw accountant of boekhouder stelt aan de hand van het ‘ruwe materiaal’ een jaarrekening samen. Meestal wordt de jaarrekening vergezeld van een ‘samenstellingsverklaring’, niet te verwarren met de accountantsverklaring.

‘Tussenstapjes’ belangrijk bij controle door fiscus. Bij het controleren van de aangifte aan de hand van de administratie gaat het dus niet om het eindproduct (de balans en de verlies- en winstrekening), maar met name om alle ‘tussenstapjes’ die tot dat product hebben geleid. Dus heeft de fiscus het recht om inzage te vragen in kladaantekeningen, correctieboekingen, enz.

Ook steeds belangrijker wordt het elektronische verleden van uw administratie. Doordat alle correcties in het geheugen van uw administratie opgeslagen blijven, kan de fiscus vaak pijnlijk nauwkeurig in beeld brengen waar op enig moment ‘correcties’ zijn aangebracht. Zo is het voor de controlemedewerker na te gaan of de jaarrekening inderdaad correct uitgangspunt is voor de op te leggen aanslag.

De administratieverplichting gaat zelfs zo ver, dat ook de boekhoudsoftware bewaard moet worden, om controle mogelijk te maken. Het hele boekhoudproces moet aan de hand van boeken en bescheiden te volgen zijn. De definitie van ‘administratie’ is niet precies in de wet vastgelegd, zodat daar verschil van mening over kan bestaan.

Basismateriaal. De Kamer van Koophandel noemt als basismateriaal het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie.

Wat nog meer? Tot de eigenlijke administratie behoren onder meer: de kasadministratie (inclusief kassabonnen en kladaantekeningen), een afsprakenboek (bij dienstverlening, bijvoorbeeld een kapsalon) en een agenda, financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboek, werkbriefjes, materiaalbonnen. tussentijdse controleberekeningen, inclusief herstel foutieve boekingen, ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, alsmede extra gegevens bij leveringen naar of van het buitenland (zoals identificatienummers en vervoersbescheiden), contracten, overeenkomsten en andere afspraken, correspondentie, software en databestanden.