LOONHEFFING - WERKKOSTENREGELING - 21.05.2012

Nu al een steekproef voor 2013 of 2014?

Werkkostenregeling

Vergoeden van kosten. Er bestaan momenteel twee fiscale regelingen met betrekking tot het vergoeden van kosten. Vanaf 1 januari 2014 is alleen de ‘werkkostenregeling’ (WKR) nog toegestaan. De WKR komt in de plaats van de ‘oude’ regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. U mag jaarlijks kiezen welke regeling u gebruikt, maar vanaf 1 januari 2014 geldt voor iedereen de WKR.

Vrije ruimte. Onder de WKR mag u 1,4% (de ‘vrije ruimte’) van de totale loonsom onbelast vergoeden en verstrekken. U kunt daarbij zelf bepalen welke werknemer(s) deze vergoeding ontvangen; het is dus niet noodzakelijk dit per werknemer toe te passen. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, bent u geen loonheffing verschuldigd. Verstrekt u in totaal tot een hoger bedrag, dan betaalt u over het meerdere 80% eindheffing.

Vaste kostenvergoeding

Hebben uw werknemers thans een vaste kostenvergoeding, dan valt deze bij de WKR in beginsel in de vrije ruimte. Onder de WKR vallen in die vrije ruimte namelijk, naast bijvoorbeeld het kerstpakket en de telefoonvergoeding, ook de vaste kostenvergoedingen voor zover die niet vooraf zijn onderbouwd door middel van een steekproef. En dat kan dus bij de WKR gevolgen hebben voor de door u af te dragen loonheffing.

Voorbeeld. Uw fiscale loonsom bedraagt € 75.000,-. Uw vrije ruimte is dan € 1.050,- (1,4% van € 75.000,-). U betaalt op dit moment per jaar in totaal voor € 150,- aan kerstpakketten en aan vaste kostenvergoedingen € 2.400,-.

De totale werkkosten bedragen dan € 2.550,-, hetgeen € 1.500,- hoger is dan uw ‘vrije ruimte’. Daardoor bent u onder de WKR 80% (extra) loonheffing kwijt, oftewel: € 1.200,-.

Tijdig onderbouwen

Door tijdig over een onderbouwing van de vaste kostenvergoeding te beschikken, kunt u die extra loonheffing voorkomen. Want als uit die onderbouwing blijkt dat uw werknemers die vaste kostenvergoeding geheel gebruiken voor de in de WKR genoemde:

• intermediaire kosten, dit zijn kosten die een werknemer voor zijn werkgever, en vaak op initiatief van de werkgever, betaalt; en
• gericht vrijgestelde vergoedingen, bijvoorbeeld reiskosten, zakelijke maaltijden, e.d.;

dan valt dat bedrag niet in uw vrije ruimte.

Terug naar het voorbeeld. In het gegeven voorbeeld bespaart u dan niet alleen jaarlijks € 1.200,- extra loonheffing, maar kunt u tevens nog gebruikmaken van het overschot in de vrije ruimte, te weten € 1.050,- minus € 150,-, oftewel: € 900,-. En daar kunt u dan onbelast een leuk personeelsfeestje voor geven!

Steekproef. Vertel uw werknemers duidelijk wat er van hen wordt verwacht. Ook zij zijn gebaat bij een zo goed mogelijke onderbouwing. Laat hen gedurende drie maanden alle bonnetjes sparen en aan u overleggen. Let op. Houd overigens ook rekening met de vakantietijd, waarin vermoedelijk de uitgaven lager zijn. U kunt dus de resultaten van drie maanden niet zomaar met vier vermenigvuldigen om de juistheid van de kostenvergoeding op jaarbasis aannemelijk te maken.