E-MAIL - WEBMAIL - 17.05.2013

Zakelijke webmail: Google Apps of iets anders?

Google Apps (http://www.google.com/apps) richt zich op de zakelijke gebruiker met een combinatie van Gmail en een set onlinekantoorapplicaties (Agenda, Docs, …). Een account kan gekoppeld worden aan uw domeinnaam, zodat u en uw medewerkers met mailadressen van de vorm naam@uwbedrijf.com kunnen (samen)werken.

De gratis versie van Google Apps, bedoeld voor individuele zakelijke gebruikers, is afgeschaft. Wie een gratis account had, mag deze behouden, maar nieuwe gebruikers worden doorverwezen naar het te betalen Google Apps for Business. Zijn er te betalen alternatieven voor zakelijke gebruikers en kleine teams die in de eerste plaats een e-mail­adres met hun eigen domeinnaam willen en hun agenda’s willen delen?

Alternatieven

Een eerste optie is Office 365 (http://office.microsoft.com). Onder die noemer zitten diverse abonnementsformules waarin meer of minder applicaties gecombineerd zijn. Zo kunt u kiezen voor een totaalpakket (inclusief offline- en online­versies van het bekende Office-pakket), maar even­goed voor een beperkte versie met alleen e-mail en agenda’s (hosted Exchange). Uw mailaccounts, gekoppeld aan uw eigen domeinnaam, staan daarbij op een server van Microsoft. U gebruikt de Outlook-software of de Outlook Web App om toegang te krijgen tot uw mail en agenda’s.

Een tweede optie is Zoho (http://www.zoho.com). Naast een prima maildienst heeft Zoho nog een heleboel andere applicaties. Uw mail bij Zoho is toegankelijk via het web, via software zoals Outlook of Thunderbird en via mobiele apparaten.

Dit zijn de abonnementskosten per gebruiker per maand:

Ook qua basismogelijkheden liggen ze dicht bij elkaar. Zoho biedt wel minder opslag (10 GB voor mail, 2 GB voor bestanden) dan de andere twee (25 GB voor mail en 5 GB voor bestanden). En Office 365 heeft nog altijd als bonus dat Office de ‘industrie­standaard’ is en dus het minst kans geeft op problemen met compatibiliteit.

Kan het nog gratis?

Wilt u alleen maar één persoonlijke mailaccount (en agenda) met uw eigen domein­naam, dan kunt u gratis terecht bij Outlook.com. U meldt uw domein aan in het Windows Live Admin Center (https://domains.live.com). Wie meer dan één adres nodig heeft, vindt bij Zoho Mail een gratis versie Lite die vijf mailaccounts per domein toelaat.

Voor gratis onlinekantoorapps (zonder eigen domein en zonder specifieke werkgroep­mogelijkheden) is er natuurlijk Google Docs, dat nu gratis beschik­baar is onder Google Drive (http://drive.google.com). Verder is er Office Web Apps, een gratis versie van Office 365 gekoppeld aan onlineopslag van SkyDrive (http://skydrive.live.com). Als u op SkyDrive inlogt met uw Outlook.com-gebruikers­naam, krijgt u een goede integratie tussen uw mail, onlineopslag en Office Web Apps. De gratis Personal-versie van Zoho Docs is een goed alternatief. Tip. Door de gratis office-, mail- en agendadiensten van deze aanbieders te testen, kunt u al een goed idee krijgen welke te betalen dienst u het best zal bevallen.