AUTO VAN DE ZAAK - 05.11.2013

Personenauto’s doorlopend afwisselend gebruikt, wat dan?

Hoe zit het?

Uitgangspunt van de wet is dat een auto die ook ter beschikking staat voor privégebruik, moet worden belast. Wordt de auto niet gebruikt voor privédoeleinden, dan hoeft de auto niet te worden belast. Dit moet echter aangetoond kunnen worden. Het ontbreken van privégebuik kan op verschillende manieren worden aangetoond.

Rittenregistratie. De meest waterdichte, maar ook de meest bewerkelijke manier, is een sluitende rittenregistratie waaruit blijkt dat er op jaarbasis per werknemer niet meer dan 500 kilometer privé gereden is met de auto. Aan deze rittenregistratie zijn behoorlijk veel voorwaarden verbonden. Zo moet de postcode van het begin en einde van de rit opgenomen zijn, de kilometerstand aan het begin en einde van elke rit, de eventuele omrijdkilometers én gegevens over de auto en de chauffeur.

U kunt gratis een model: ‘Rittenregistratie’ downloaden van: http://tipsenadvies-personeel.nl/download (PS 19.01­­.02).

Omslachtig? Alternatief is verbod op ...

Ander bewijs. Omdat het hier gaat over auto’s die door verschillende chauffeurs worden gebruikt, is deze methode wellicht erg omslachtig. U kunt er dan ook voor kiezen op een andere manier te bewijzen dat er geen sprake is van privégebruik en dat bijtelling dus achterwege mag blijven. Denk bijvoorbeeld aan een afspraak met de werknemer dat hij de auto niet voor privédoeleinden mag gebruiken. Let op. Deze afspraak moet wel op schrift zijn vastgelegd voor alle werknemers die met de auto rijden. Bovendien moet de afspraak in de loonadministratie van de werkgever terug te vinden zijn. In de afspraak moet ook een sanctie zijn opgenomen op het toch voor privédoeleinden gebruiken van de auto door de werknemer.

U moet dat controleren! Bovendien moet de werkgever een aanvullende controle uitvoeren (om na te gaan of de werknemer zijn afspraken wel nakomt). Denk hierbij aan een controle op de kilometerstanden/blackboxregistratie, op boetes en schademeldingen, op brandstofverbruik of op meldingen van de leasemaatschappij.

Tip. Om er zeker van te zijn dat de Belastingdienst uw bewijs voldoende vindt, is het slim om uw verbodsovereenkomst samen met een overzicht van de door u uit te voeren controlemaatregelen (wat gaat u doen en hoe vaak?) voor te leggen aan de Belastingdienst. Dan weet u zeker dat u achteraf geen gedoe krijgt. Wend u in dat geval tot: Belastingdienst, Landelijk Coördinatiecentrum Auto (Postbus 843, 7600 AV Almelo).

Wel privégebruik meerdere mensen?

Als er meerdere gebruikers zijn, staat de Belastingdienst meestal wel een bijtelling pro rata toe. U moet dan wel kunnen aantonen welke chauffeur wanneer de auto ter beschikking had.

Compensatie? In de praktijk blijkt er in een dergelijke situatie echter meestal toch wel één hoofdberijder te zijn. U kunt er ook voor kiezen de auto volledig bij deze werknemer bij te tellen en hem vervolgens te verplichten de auto ook door anderen te laten gebruiken. Eventueel kunt u hem in verband hiermee deels compenseren voor de door hem te betalen belasting. Let op. Een dergelijke compensatie is belast loon!