ZAKELIJK - WEBDIENSTEN - 12.08.2015

Iedereen rond de vergadertafel

TimeBridge

Vroeger was het inmiddels ter ziele gegane Tungle een van onze favorieten om meetings vast te leggen. Een alternatief vonden we nu bij TimeBridge ( http://www.timebridge.com ). Hier geeft u op een kalenderblad eerst zelf een aantal vrije momenten aan. Per evenement mogen dat er in de gratis versie max. vijf zijn. Wanneer u TimeBridge toegang geeft tot uw standaardagenda (bv. Outlook, Google Agenda, Apple Agenda (iCal), Lotus Notes, Entourage of Yahoo Calendar), dan ziet u op het kalenderblad meteen de momenten waarop u al andere afspraken heeft. Zo vermijdt u dus dubbele boekingen.

In het linkermenu kunt u de e-mailadressen van de genodigden ingeven. Het is ook mogelijk om via Select Attendees de contactpersonen uit bv. Outlook of Google te importeren.

Tip. Wanneer zij ook gebruik maken van TimeBridge en de link met hun eigen agenda gelegd hebben, ziet u ook onmiddellijk wanneer zij vrij zijn. Na een druk op de knop ontvangen ze uw uitnodiging via e-mail. Hierin klikken ze door naar de webpagina waarop ze kunnen aangeven welke tijdstippen hen goed uitkomen. Ze krijgen daarbij de keuze tussen ‘yes’, ‘no’ en ‘best’. TimeBridge zoekt op basis hiervan zelf het perfecte moment. Iedereen krijgt dan een mail en de gesynchroniseerde agenda’s worden automatisch geblokkeerd voor de bewuste meeting.

ScheduleOnce

Ook ScheduleOnce ( http://www.scheduleonce.com ) biedt synchronisatiemogelijkheden met uw agenda in Google of Outlook. Ook uw Apple Agenda kan via Google gekoppeld worden aan deze webtool. Wij werden bij onze test nogal overdonderd door de talrijke functies. Een meeting inplannen doet u (na registratie) via de optie Schedule a Group meeting op de openingspagina. Ook hier kunt u op een kalenderblad vrije momenten aanduiden (en worden de reeds bezette tijdstippen automatisch weergegeven). In tegenstelling tot bij TimeBridge is er geen limiet op het aantal en kunt u in één beweging meerdere dagen tegelijkertijd selecteren.

Na een druk op Save & get invitee link -knop krijgt u een url die u zelf naar de genodigden moet e-mailen. Wanneer zij hierop doorklikken, worden ze omgeleid naar de ScheduleOnce-website, waar ze op een tijdlijn kunnen aanduiden welke momenten voor hen passen. Uzelf behoudt het overzicht, maar u moet op basis van de feedback van de genodigden nog altijd het definitieve tijdstip bevestigen. Dat wordt dan meteen geblokkeerd in uw gesynchroniseerde agenda. ScheduleOnce is niet gratis: prijzen starten vanaf $ 5/maand (zie http://www.scheduleonce.com/pricing ).

Alternatieven

Vergeet niet dat u ook vanuit de meeste agenda’s rechtstreeks mensen kunt uitnodigen voor een meeting. Heeft u geen behoefte aan de integratie van uw agenda, dan kunt u uiteraard nog altijd terugvallen op het populaire Doodle ( http://www.doodle.com ). Of probeer de nog flexibelere interface van When is Good ( http://www.whenisgood.net ) eens uit. Nog meer alternatieven werden verzameld en besproken door Zapier ( https://zapier.com/blog/best-meeting-scheduler-apps/ ).