Offerte voor nieuwjaarsreceptie in uw horecazaak?

Now is the moment ... Eerder ( T&A Horeca, jg. 20, nr. 10, p. 1, 23.08.2016) schreven we al dat u meer resultaat uit uw offertes haalt als u een klantgerichte offerte maakt. Met een kraakheldere offerte, zonder jargon en waarin u de klantwensen als uitgangspunt neemt, maakt u al een enorme stap in de goede richting. Uw collega’s zitten echter ook niet stil. Door uw offerte ook visueel goed in elkaar te steken, valt u, in positieve zin, het meeste op. En dat leidt tot meer opdrachten. Hoe nu verder?

Opvallen met papier?

Persoonlijke aandacht. Een papieren offerte straalt meer kwaliteit uit dan een snel pdf-bestandje via de e-mail. Dat is weliswaar makkelijker, sneller en goedkoper, maar met een papieren offerte valt u meer op. U kunt uw offerte ook via de post én via de e-mail versturen. Enkele tips:

• 80 grams papier is standaard, 120 grams papier geeft kwalitatief gezien net iets meer cachet.
• Voeg een voorblad toe waarop u de naam van de klant zet én de gelegenheid waarover het gaat. Bij een zakelijke klant kunt u zijn bedrijfslogo erbij afbeelden.
• Gebruik foto’s en afbeeldingen. Beelden spreken meer dan woorden.

Laat het feestje zien. Laat in uw offerte zien wat uw klant gaat krijgen. Denk aan o.a. gerechten, buffetten, zaalaankleding, enz. Enkele tips:

• Goede foto’s van eten zijn moeilijk te maken. Wees er zeker van dat u ‘smakelijke’ foto’s maakt, of overweeg een professionele fotograaf in te huren.
• Beeld geen foto’s af van zaken waar de klant niet om gevraagd heeft.
• Zet onder elke foto een omschrijving die aansluit bij de specifieke wensen van de klant.
• Kies foto’s waar mensen op staan die plezier hebben en genieten in uw zaak.
• Overdrijf er niet mee en beperk het aantal foto’s tot het meest noodzakelijke.
• Hanteer voor elke foto dezelfde afmeting, zo blijft de offerte rustig en overzichtelijk.

Opvallende verpakking?

Offerte in envelop is standaard. U valt op als u uw offerte verpakt in leeg wijnkistje of in een menukaart, of bijv. verstuurt als flessenpost.

Laat zien dat u heeft geluisterd. Het allerbelangrijkste in uw offerte is dat u laat zien dat u naar uw klant heeft geluisterd en weet wat hij belangrijk vindt. Uit uw offerte moet dit blijken. Die punten kunt u extra laten opvallen. Bijvoorbeeld door belangrijke zaken:

• te onderstrepen, vet of in een kleurtje af te drukken;
• te arceren met een arceerstift;
• met de hand erbij te schrijven;
• te laten opvallen door er iets bij te schrijven (“Op uw speciaal verzoek ….”);
• te laten opvallen door er een gele post-it met een persoonlijke opmerking bij te plakken.

Het allerbelangrijkste blijft … Het allerbelangrijkste blijft dat u inspeelt op de wensen van de klant. U kunt dan extra opvallen door visueel op de klantvoordelen te wijzen én door de offerte opvallend te verpakken. Tip 1. Vergeet niet de Uniforme Voorwaarden Horeca (of die van uzelf) bij te voegen. Tip 2. Zorg dat u zelf een kopie bewaart, ook handig voor toekomstige offertes.